Processus de rattachement
Type de processus : Pilotage pédagogique
Nom du processus : Entretien et évaluation des compétences des intervenants — Début de parcours
Objectif du processus :
Garantir un recrutement structuré et objectivé des intervenants ECL, en évaluant dès l'entrée en relation leur maîtrise disciplinaire, leurs aptitudes pédagogiques, leurs comportements professionnels et leur adéquation au poste, conformément aux exigences Qualiopi (critère 5 — qualification des personnels).
PED-EDP-01 – Entretien et évaluation des compétences des intervenants (début de parcours)
À compléter par le recruteur lors de l'entretien et à archiver dans le dossier intervenant dès la fin de la séance. ⬇ Télécharger la fiche
Objet
Définir les modalités de conduite de l'entretien d'évaluation initiale des intervenants ECL, en s'appuyant sur la fiche structurée en quatre axes : entreprise / formations / expériences, savoir-faire et compétences pour le poste, comportements et attitudes, adéquation et disponibilité. Cette procédure constitue la preuve documentaire requise par l'indicateur I21 du Référentiel National Qualité (RNQ V9).
Objectifs
- Vérifier la connaissance de l'environnement ECL et du secteur de l'enseignement supérieur
- Évaluer les compétences disciplinaires et pédagogiques dès l'entrée en relation
- Mesurer les aptitudes comportementales (communication, ponctualité, autonomie, motivation)
- S'assurer de l'adéquation du candidat aux contraintes opérationnelles (mobilité, disponibilité, rémunération)
- Produire un score objectivé sur 100 points exploitable pour les décisions de recrutement
- Constituer le dossier intervenant conforme aux exigences Qualiopi (I21)
Champ d'application
La procédure s'applique à tout nouvel intervenant vacataire ou enseignant permanent intégrant le Groupe, quel que soit le domaine disciplinaire ou le volume d'heures confié. Elle est également applicable lors du renouvellement d'un intervenant après une interruption de plus d'une année académique.
Rôles et responsabilités
- Service Ressources humaines : planification et convocation des candidats, conduite de l'entretien, notation et archivage de la fiche
- Recruteur / Responsable RH en charge : conduite de l'entretien selon les quatre axes, notation objective, rédaction des observations
- Service pédagogique : transmission des syllabus et des attentes pédagogiques en amont de l'entretien
- Candidat intervenant : participation active, fourniture des pièces justificatives (CV, diplômes, références)
- Direction : validation des recrutements sur la base des scores consolidés
Grille de notation — Score total : /100
Trois échelles de notation coexistent selon la nature de la question. Le score final est calculé sur 100 points.
| 1 / 2 / 3 | Échelle standard — utilisée pour la majorité des questions. 1 = Insuffisant · 2 = Satisfaisant · 3 = Excellent |
| 1 / 3 / 5 | Échelle compétences clés — appliquée aux questions à fort enjeu pédagogique (compétences techniques, communication avec les étudiants). 1 = Insuffisant · 3 = Satisfaisant · 5 = Excellent |
| 0 / 1 / 2 | Échelle Oui / Partiel / Non applicable — réservée à la question permis B. 0 = Non · 1 = En cours / partiel · 2 = Oui |
Description des étapes
| Étape | Qui | Quoi | Comment |
|---|---|---|---|
| 1. Identification du besoin et convocation | Service RH / Service pédagogique | Identifier le besoin en recrutement d'intervenant (matière, volume horaire, niveau de formation). Publier l'offre ou solliciter le réseau. Sélectionner les candidatures et planifier les entretiens. Envoyer la convocation avec l'intitulé du poste, la date, le lieu et le nom du recruteur. | Mail de convocation. Planning RH. Annonce sur les canaux habituels. |
| 2. Préparation de l'entretien | Recruteur RH / Service pédagogique | Recueillir le CV et les pièces justificatives du candidat. Obtenir du service pédagogique les syllabus et attentes propres à la matière concernée. Préparer la fiche d'entretien (une fiche par candidat) et renseigner les informations pratiques en en-tête. | Fiche PED-EDP-01 (Phase 1). CV candidat. Syllabus de la matière. |
| 3. Conduite de l'entretien — Axe 1 : Entreprise / Formations / Expériences | Recruteur RH | Évaluer la connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et de l'ECL (activité, formations proposées). Explorer le parcours académique et professionnel du candidat : formations suivies, expériences enseignantes ou professionnelles marquantes, apports perçus. | Fiche PED-EDP-01 — Section 1. Notation 1/2/3. Zone Remarques à compléter. |
| 4. Conduite de l'entretien — Axe 2 : Savoir-faire et compétences 1 · 3 · 5 | Recruteur RH | Évaluer les compétences techniques disciplinaires et les capacités annexes pertinentes (échelle 1-3-5). Vérifier la maîtrise des outils numériques et de présentation de cours. Évaluer le niveau de connaissance du domaine et des problématiques actuelles liées à la matière. | Fiche PED-EDP-01 — Section 2. Notation 1/3/5 (compétences) et 1/2/3 (outils). |
| 5. Conduite de l'entretien — Axe 3 : Comportements et attitudes 1 · 3 · 5 | Recruteur RH | Évaluer la capacité de communication et de maîtrise de classe (échelle 1-3-5 pour les deux premières questions). Tester la réactivité face aux situations imprévues (retard, critique étudiante). Évaluer la ponctualité, le respect des deadlines, l'organisation et l'autonomie pédagogique. Recueillir les motivations et les besoins en développement professionnel. | Fiche PED-EDP-01 — Section 3. Notation mixte 1/3/5 et 1/2/3 selon la question. |
| 6. Conduite de l'entretien — Axe 4 : Adéquation et disponibilité 0 · 1 · 2 | Recruteur RH | Vérifier la mobilité du candidat (permis B : échelle 0-1-2). Recueillir sa position sur l'enseignement à distance. Identifier sa disponibilité pour commencer et ses éventuelles contraintes horaires. Recueillir ses attentes salariales vis-à-vis du poste. | Fiche PED-EDP-01 — Section 4. Notation 0/1/2 (permis) et 1/2/3 (autres). |
| 7. Calcul du score final et rédaction des observations | Recruteur RH | Additionner l'ensemble des notes des quatre axes pour obtenir le score final sur 100. Rédiger la synthèse qualitative dans la section "Observations et impressions générales". Identifier la décision de recrutement (favorable / défavorable / à reconsidérer) et les éventuelles conditions d'intégration. | Fiche PED-EDP-01 — Score final /100. Section Observations. |
| 8. Restitution au candidat et décision | Recruteur RH | Communiquer la décision au candidat dans un délai de 5 jours ouvrés. En cas de recrutement favorable, transmettre les informations d'intégration (contrat, syllabus, accès plateforme e-learning, planning). En cas de refus, notifier par mail motivé. | Mail de décision. Contrat de prestation ou de vacation. Accès outils ECL. |
| 9. Archivage et traçabilité Qualiopi | Service RH | Archiver la fiche d'entretien complétée et signée dans le dossier individuel de l'intervenant. Enregistrer le score et la décision dans le tableau de bord RH. Conserver les pièces justificatives (CV, diplômes) en lien avec les exigences de l'indicateur I21 du RNQ V9. | Dossier individuel intervenant (physique et/ou numérique). Tableau de bord RH. Drive QUALIOPI. |
Enregistrements et preuves attendues (I21)
- Fiche d'entretien PED-EDP-01 complétée, notée et signée (une par intervenant recruté)
- CV et pièces justificatives du candidat (diplômes, certifications, références)
- Planning des entretiens et mails de convocation
- Tableau de bord RH consolidant les scores (/100) et décisions par intervenant
- Mail de notification de la décision transmis au candidat
Indicateurs de suivi
- Taux de recrutements réalisés avec fiche d'entretien complétée (intervenants avec fiche archivée / total intervenants recrutés)
- Score moyen des candidats retenus sur 100
- Répartition des scores par axe (identification des profils forts / axes de vigilance)
- Délai moyen entre entretien et notification de la décision
- Taux d'intervenants recrutés dont le dossier I21 est complet lors des audits Qualiopi
Risques et points sensibles
- Recrutement d'un intervenant sans fiche d'entretien complétée : non-conformité directe à l'indicateur I21 lors d'un audit Qualiopi
- Fiche incomplète ou non signée : preuve insuffisante pour l'auditeur
- Notation subjective sans appui sur les données pédagogiques disponibles en amont (CV non lu, syllabus non transmis)
- Archivage non réalisé dans les délais, rendant la traçabilité incomplète
- Confusion entre Phase 1 (début de parcours — PED-EDP-01) et Phase 2 (fin de parcours — PED-EFP-01) : s'assurer d'utiliser la bonne fiche
Articulation avec PED-EFP-01 — Évaluation de fin de parcours
La présente procédure constitue le premier jalon du cycle d'évaluation des intervenants. Elle est systématiquement complétée, à la fin de chaque parcours académique, par la procédure PED-EFP-01 (évaluation de fin de parcours — Phase 2, score /105). Le score initial /100 sert de référence pour mesurer l'évolution de l'intervenant et alimenter les décisions de renouvellement. Les deux fiches sont archivées conjointement dans le dossier individuel de l'intervenant.
Modalités d'amélioration continue
La grille d'entretien et les critères de notation sont révisés annuellement à partir des retours des recruteurs, des résultats consolidés des évaluations de fin de parcours (PED-EFP-01) et des exigences actualisées du référentiel Qualiopi. Tout axe systématiquement faible sur l'ensemble des recrutements fait l'objet d'une révision des questions ou des critères d'évaluation associés.
Signataires
| Rôle | Nom | Fonction | Date | Signature |
|---|---|---|---|---|
| Rédigé par | ARNOLDO MP | RH | OCT 2025 | MPA |
| Validé par | P. CHANTRE | Responsable Qualité | OCT 2025 | PC |
| Approuvé par | H. DIAZ | Direction | OCT 2025 | HD |
Historique des versions
- Version 1.0 (OCT 2025) : Création de la procédure