Processus de rattachement
Type de processus : Administration et suivi des admissions
Nom du processus : Gestion du récap étudiant — Rentrée
Objectif du processus :
Garantir que le fichier récapitulatif des étudiants — produit pour chacune des 4 rentrées annuelles (Janvier, Avril, Juillet, Octobre) — est créé, mis à jour quotidiennement par le service Recrutement en parallèle du CRM, complet et fiable, de la phase d'admission jusqu'à la clôture administrative. Ce fichier constitue la source de vérité partagée pour les effectifs, les statuts administratifs, la gestion des visas et des frais de scolarité.
ADM-GRE-01 – Procédure de gestion du récap étudiant — 4 rentrées annuelles
Objet
Définir les règles de création, de mise à jour quotidienne, de contrôle et d'archivage du fichier récapitulatif étudiant. Il existe 4 fichiers par an, un par session de rentrée : RJA (Janvier) · RAV (Avril) · RJU (Juillet) · ROC (Octobre).
Chaque fichier est mis à jour chaque jour ouvré par le service Recrutement, en parallèle et en concordance avec le CRM. Il centralise pour chaque étudiant : statut administratif, présence à la rentrée, visa, coordonnées, frais de scolarité et accès e-learning. Il est la référence partagée entre Recrutement, Pédagogie, Comptabilité et Direction.
Structure du fichier — Feuilles et périmètres
RECAP DES ECOLESSynthèse globale Groupe
ECLEffectifs ECL par section
ECOLESAutres écoles du Groupe
BBA 1/2/3 CLClassique — BBA
MBA 1/2 CLClassique — MBA
BBA 1/2/3 ALTAlternance — BBA
MBA 1/2 ALTAlternance — MBA
PHD 1/2/3Doctorat
E-LEARNING / DISTANCIELFormations à distance
E-LEARNING REFUS VISABascule visa refusé
VAEValidation des acquis
BTSBTS partenaires
Champs du récap — Règles de saisie
| Colonne | Description | Caractère | Responsable |
|---|---|---|---|
| ETAT | Statut administratif de l'étudiant : INSCRIT / ADMIS / ABANDON / DÉSISTEMENT / EN ATTENTE | Obligatoire | Recrutement |
| PRESENCE RENTREE | Présent ou absent à la rentrée — à renseigner le jour J | Obligatoire | Recrutement / Pédagogie |
| RENTREE | Code de la session (ex : ROC2025) — prérempli à la création du fichier | Auto | Recrutement |
| VISA | Statut visa pour les étudiants étrangers : EN ATTENTE / OBTENU / REFUSÉ — détermine le basculement en feuille E-LEARNING REFUS VISA | Obligatoire | Recrutement |
| CIVILITE / NOM / PRENOM / NAISSANCE | Identité complète de l'étudiant | Obligatoire | Recrutement |
| PORTABLE / MAIL | Coordonnées de contact — indispensables pour les relances | Obligatoire | Recrutement |
| RYTHME | CLASSIQUE ou ALTERNANT — détermine la feuille de rattachement | Obligatoire | Recrutement |
| NATIONALITE | Nécessaire pour la gestion visa et les statistiques | Obligatoire | Recrutement |
| DATE CONCOURS / DATE SIGNATURE | Traçabilité du parcours d'admission | Obligatoire | Recrutement |
| E-LEARNING | Codes d'accès e-learning transmis : OUI / NON / EN ATTENTE | Obligatoire | Service pédagogique |
| FRAIS SCOLARITE / ECHEANCIER | Montant et modalités de paiement — à jour à chaque versement | Obligatoire | Comptabilité |
| FRAIS CONCOURS / FRAIS DOSSIER | Frais perçus à l'admission | Obligatoire | Recrutement / Comptabilité |
| NORIA | Inscription à la Noria effectuée : OUI / NON — obligatoire pour les alternants | Obligatoire (ALT) | CFA / Recrutement |
| COMMENTAIRES | Informations libres : situation particulière, accord exceptionnel, report, etc. | Facultatif | Tous services |
| RELANCE TEL / RELANCE MAIL | Date et statut des relances effectuées | Obligatoire si relance | Recrutement |
| SPECIALITE / CONNAISSANCE ECOLE | Filière choisie et canal de découverte de l'école | Facultatif | Recrutement |
Rôles et responsabilités
- Service Recrutement (responsable principal) : création du fichier à l'ouverture de la campagne, saisie des admissions, mise à jour des statuts ETAT et VISA, gestion des relances
- Responsable désigné de la mise à jour : nominé en réunion de rentrée — garant de la mise à jour hebdomadaire des colonnes VISA, E-LEARNING et NORIA
- Service pédagogique : renseignement de la colonne E-LEARNING dès transmission des codes
- Comptabilité : mise à jour des colonnes FRAIS SCOLARITE et ECHEANCIER
- CFA / Service entreprise : mise à jour de la colonne NORIA pour les alternants
- Référent Qualité (L. VESSIERE) : contrôle de complétude, point de vérification à J+15 après la rentrée et avant chaque audit
Description des étapes
| Étape | Qui | Quoi | Quand / Outil |
|---|---|---|---|
| 1. Création du fichier de rentrée | Service Recrutement | À l'ouverture de chaque campagne, dupliquer le fichier de la session précédente. Renommer selon le format : R[CODE][ANNÉE]ECL JJ-MM-AAAA RECAP ECL RENTREE [MOIS] [ANNÉE].xlsx (ex : ROC2026ECL…). Vider les données étudiants. Conserver les formules et la structure. Mettre à jour le code RENTREE dans la colonne dédiée. Créer un fichier distinct pour chacune des 4 sessions : RJA / RAV / RJU / ROC. | Dès ouverture de la campagne d'admission. Excel partagé sur Drive. 4 fois par an. |
| 2. Saisie des admissions + CRM | Service Recrutement | Pour chaque étudiant admis : créer simultanément une ligne dans le récap (feuille correspondant à sa section et son rythme CL ou ALT) ET son dossier dans le CRM avec les pièces justificatives. Les deux supports doivent être mis à jour en même temps — le récap sans le CRM, ou le CRM sans le récap, est une erreur de procédure. Renseigner obligatoirement tous les champs marqués "Obligatoire" dans le tableau des champs. | Dès chaque admission validée. Délai max : 24h après signature. Tous les jours ouvrés. |
| 3. Mise à jour quotidienne | Service Recrutement (responsable désigné) | Chaque jour ouvré, avant 17h : mettre à jour les colonnes ayant évolué dans la journée — ETAT, VISA, E-LEARNING, NORIA, FRAIS SCOLARITE, COMMENTAIRES, RELANCES. Basculer immédiatement les étudiants en refus visa vers la feuille "E LEARNING REFUS DE VISA". Renommer le fichier avec la date du jour à chaque modification (versioning par date dans le nom). | Chaque jour ouvré avant 17h. Fichier Excel partagé sur Drive. |
| 4. Gestion des visas refusés | Service Recrutement | Dès réception d'un refus de visa : déplacer l'étudiant vers la feuille "E LEARNING REFUS DE VISA". Mettre à jour son statut ETAT. Informer le service pédagogique et comptabilité. Engager la procédure de bascule en formation e-learning si accord étudiant. | Sous 24h après notification du refus. |
| 5. Vérification avant rentrée | Service Recrutement + Référent Qualité | J-7 avant la rentrée : vérifier que chaque étudiant inscrit a : un statut ETAT à jour, un contact renseigné, un statut VISA connu, ses frais saisis. Identifier les dossiers incomplets et lancer les relances. Contrôler la cohérence des effectifs entre les feuilles par classe et la feuille ECL de synthèse. | J-7 avant la rentrée. Liste des dossiers incomplets transmise à chaque service. |
| 6. Présence à la rentrée | Service Recrutement / Pédagogie | Le jour de la rentrée : renseigner la colonne PRESENCE RENTREE pour chaque étudiant (PRESENT / ABSENT). Signaler immédiatement les absents non justifiés. Mettre à jour la feuille ECL de synthèse avec les effectifs réels présents. | Jour J de la rentrée. Avant 17h. |
| 7. Relances | Service Recrutement | Pour tout étudiant admis absent ou dont le dossier est incomplet : effectuer une relance téléphonique puis mail. Renseigner obligatoirement les colonnes RELANCE TEL et RELANCE MAIL avec la date et le résultat. Escalader à la Direction si absence non justifiée après 3 relances. | J+1 à J+5 après la rentrée. Délai max entre deux relances : 48h. |
| 8. Clôture administrative | Service Recrutement + Comptabilité | J+30 après la rentrée : vérifier que tous les champs obligatoires sont renseignés. Mettre à jour les ETAT définitifs (INSCRIT / ABANDON). Finaliser les FRAIS SCOLARITE et ECHEANCIER. Archiver le fichier avec la date de clôture dans le nom. Transmettre les effectifs définitifs à la Direction. | J+30 après rentrée. Fichier archivé sur Drive QUALIOPI. |
| 9. Contrôle qualité | Référent Qualité | Contrôler la complétude du fichier à J+15 et à J+30. Vérifier que les pièces justificatives correspondantes sont bien dans le CRM (concordance récap / CRM). Signaler toute anomalie via le Registre ZOHO Forms (QUA-TDR-01). Valider le fichier pour archivage définitif. | J+15 et J+30 après rentrée. Export de contrôle sur les colonnes obligatoires. |
Pièces justificatives dans le CRM — Règle de concordance
Pour chaque étudiant inscrit dans le récap, les pièces suivantes doivent être jointes dans le CRM simultanément à la saisie dans le fichier :
- Pièce d'identité ou passeport
- Diplôme(s) requis pour l'admission
- Contrat de scolarité signé
- Visa ou attestation de demande (étudiants étrangers)
- Contrat d'alternance signé (filière alternance)
- Justificatif de paiement des frais de dossier / concours
Règle : aucun étudiant ne peut être en statut INSCRIT dans le récap sans que son dossier CRM soit complet. Le Référent Qualité vérifie cette concordance lors du contrôle qualité à J+15.
Enregistrements et preuves attendues (Qualiopi)
- Fichier ROC complet avec tous les champs obligatoires renseignés — archivé sur Drive QUALIOPI
- Feuille ECL de synthèse avec effectifs par section (preuve I4 — analyse du besoin)
- Colonne PRESENCE RENTREE complétée le jour J (preuve I8 — positionnement à l'entrée)
- Colonne E-LEARNING renseignée pour tous les étudiants (preuve d'accès aux ressources)
- Dossiers CRM concordants avec le récap (preuve I21 — qualification et suivi)
- Traces de relances (colonnes RELANCE TEL / MAIL datées)
Risques et points sensibles
- Récap non mis à jour hebdomadairement : perte de fiabilité, données incohérentes entre services
- Pièces CRM manquantes pour des étudiants inscrits : NC Qualiopi sur I21
- Colonne VISA non mise à jour : étudiants maintenus en présentiel alors que le visa est refusé
- Colonne E-LEARNING vide : impossibilité de prouver l'accès aux ressources pédagogiques
- Colonne NORIA non renseignée pour les alternants : non-conformité CFA
- Absence de responsable désigné pour la mise à jour quotidienne : données orphelines, situation constatée en juin 2026 (cf. QUA-TDR-01)
- Récap mis à jour sans mise à jour simultanée du CRM (ou inversement) : incohérence entre les deux sources, ingérable en cas de contrôle
- Confusion entre les 4 fichiers de rentrée (RJA / RAV / RJU / ROC) : saisie dans le mauvais fichier, effectifs faussés
Origine et lien avec l'amélioration continue
Cette procédure a été créée suite à la suggestion d'amélioration enregistrée le 04/06/2026 dans le Registre ZOHO Forms (QUA-TDR-01) par Axelle Diaz (Service Recrutement), signalant l'absence de règle formalisée pour la mise à jour du récap Excel et le dépôt des pièces justificatives dans le CRM. La réunion de rappel procédure du 08/06/2026 a constitué le premier point de contrôle. Le prochain contrôle est prévu le 22/06/2026.
Signataires
| Rôle | Nom | Fonction | Date | Signature |
|---|---|---|---|---|
| Rédigé par | L. VESSIERE | Référent Qualité | 04/02/2026 | LV |
| Validé par | P. CHANTRE | Responsable Qualité | 04/02/2026 | PC |
| Approuvé par | H. DIAZ | Direction | 04/02/2026 | HD |
Historique des versions
- Version 1.0 (04/02/2026) : Création de la procédure — suite à la suggestion QUA-TDR-01 du 04/06/2026. Définition des champs obligatoires, des responsables par colonne, des délais de mise à jour et du contrôle qualité Qualiopi.