Processus de rattachement
Type de processus : Support — Suivi et accompagnement pédagogique
Nom du processus : Échange de mi-parcours et suivi individualisé
Objectif du processus :
À l'occasion de la remise du bulletin semestriel, organiser un échange individuel — en présentiel ou par email — entre l'équipe pédagogique et chaque étudiant, afin de faire le point sur sa progression, ses besoins et l'atteinte de ses objectifs. L'échange permet de détecter les difficultés (notamment les matières dont la moyenne est inférieure à 10) et de déclencher, le cas échéant, des mesures de soutien.
PED-MIP-01 – Procédure d'échange de mi-parcours et de suivi individualisé
Services concernés
- Service Pédagogique Pilote — conduite des échanges, formalisation, plans de soutien
- Formateurs / Référents Repérage des difficultés, participation aux échanges, cours de soutien
- Responsable Qualité Contrôle de complétude, analyse des besoins, amélioration continue
- Direction Arbitrage des moyens de soutien
- Accompagnement social Prise en charge des difficultés personnelles signalées (SUP-AID-01)
- Service Administratif Planification et archivage des fiches d'échange
Objet
Définir les modalités de l'échange de mi-parcours conduit lors de la remise du bulletin semestriel, sa formalisation et le déclenchement des mesures de soutien. L'échange concerne chaque étudiant, quel que soit son statut (action de formation, apprentissage, VAE).
Il poursuit deux finalités : recueillir le ressenti et les besoins de l'étudiant sur son parcours, et vérifier l'atteinte des objectifs pédagogiques afin de repérer les difficultés et d'y répondre par un accompagnement adapté (cours de soutien, tutorat, orientation).
Définitions
- Échange de mi-parcours : entretien individuel (présentiel) ou échange écrit (email) entre l'équipe pédagogique et l'étudiant, à la remise du bulletin semestriel.
- Matière en difficulté : matière dont la moyenne semestrielle de l'étudiant est inférieure à 10/20.
- Cours de soutien : séances complémentaires visant à combler les lacunes identifiées dans une ou plusieurs matières.
- Plan de soutien individualisé : ensemble formalisé des mesures d'accompagnement décidées pour un étudiant (soutien, tutorat, aménagement, orientation).
Modalités de l'échange
L'échange se tient à chaque fin de semestre, à la remise du bulletin. Deux modalités sont admises, au choix selon la disponibilité de l'étudiant :
- En présentiel : entretien individuel avec le référent pédagogique. La fiche d'échange est complétée pendant ou juste après l'entretien.
- Par email : envoi du bulletin accompagné d'un questionnaire d'échange. La réponse de l'étudiant vaut trace ; en l'absence de réponse sous 10 jours, une relance est effectuée, puis un entretien est proposé.
Dans les deux cas, l'échange donne lieu à une fiche d'échange de mi-parcours renseignée et conservée.
Trame de la fiche d'échange de mi-parcours
| Rubrique | Contenu | Caractère | Renseigné par |
|---|---|---|---|
| Résultats du semestre | Synthèse des moyennes par matière (issue du bulletin) | Obligatoire | Pédagogie |
| Matières en difficulté (< 10) | Liste des matières sous la moyenne, à traiter en priorité | Obligatoire | Pédagogie |
| Ressenti et motivation | Perception de l'étudiant sur son parcours et son engagement | Obligatoire | Étudiant |
| Difficultés rencontrées | Pédagogiques, organisationnelles ou personnelles | Obligatoire | Étudiant |
| Besoins exprimés | Soutien, aménagement, orientation, ressources, accompagnement social | Obligatoire | Étudiant + Pédagogie |
| Objectifs semestre suivant | Objectifs co-définis pour la suite du parcours | Obligatoire | Pédagogie + Étudiant |
| Décision | RAS / cours de soutien / accompagnement social / orientation | Obligatoire | Pédagogie |
| Modalité de l'échange | Présentiel ou email | Obligatoire | Pédagogie |
| Date et trace | Date de l'échange + signature (présentiel) ou email de réponse (distanciel) | Obligatoire | Pédagogie |
Déclenchement du soutien
| Situation | Mesure déclenchée | Responsable |
|---|---|---|
| 1 matière < 10 | Proposition de cours de soutien ou de tutorat sur la matière concernée | Pédagogie |
| Plusieurs matières < 10 | Plan de soutien individualisé formalisé et suivi | Pédagogie + Direction |
| Difficultés personnelles signalées | Orientation vers l'accompagnement social (SUP-AID-01) | Accompagnement social |
| Signes de décrochage | Bascule vers la procédure de gestion des abandons (SUP-ABD-01) | Pédagogie |
Rôles et responsabilités
- Service Pédagogique responsable principal : planifie et conduit les échanges, renseigne les fiches, décide et suit les plans de soutien.
- Formateurs / Référents signalent les difficultés, participent aux échanges et assurent les cours de soutien.
- Accompagnement social prend en charge les difficultés personnelles signalées lors de l'échange.
- Direction arbitre et valide les moyens alloués au soutien.
- Responsable Qualité L. VESSIERE : contrôle la tenue des fiches, analyse les besoins récurrents et pilote l'amélioration continue.
Description des étapes
| Étape | Qui | Quoi | Quand / Outil |
|---|---|---|---|
| 1. Préparation | Service Pédagogique | Éditer les bulletins semestriels et repérer, pour chaque étudiant, les matières dont la moyenne est inférieure à 10. | Fin de semestre. Pronote. |
| 2. Planification des échanges | Service Pédagogique / Administratif | Planifier les entretiens présentiels ou préparer les envois email selon la disponibilité des étudiants. Informer les étudiants du calendrier. | À la remise des bulletins. |
| 3. Conduite de l'échange | Référent pédagogique + Étudiant | Remettre le bulletin, faire le point sur la progression, recueillir le ressenti, les difficultés et les besoins de l'étudiant. | Présentiel ou email. Fiche d'échange. |
| 4. Formalisation | Référent pédagogique | Renseigner la fiche d'échange (toutes les rubriques obligatoires) et recueillir la trace : signature en présentiel ou email de réponse à distance. | Pendant ou juste après l'échange. |
| 5. Décision et plan de soutien | Service Pédagogique + Direction | Décider des suites : cours de soutien, tutorat, aménagement, orientation ou accompagnement social. Formaliser le plan de soutien pour les étudiants concernés. | À l'issue de l'échange. |
| 6. Mise en œuvre du soutien | Formateurs / Référents | Organiser et dispenser les cours de soutien / tutorat. Tracer la participation (feuilles de présence). | Semestre suivant. Feuilles de présence. |
| 7. Suivi et clôture | Référent pédagogique | Vérifier la progression de l'étudiant au semestre suivant et clôturer le plan de soutien lorsque les objectifs sont atteints. | Bulletin suivant. |
| 8. Consolidation et amélioration | Responsable Qualité | Consolider les besoins et difficultés récurrents, mesurer l'efficacité du soutien et alimenter la démarche d'amélioration continue (indicateur 32). | Bilan annuel et avant audit. |
Enregistrements et preuves attendues (Qualiopi)
- Procédure formalisée PED-MIP-01 diffusée aux équipes (preuve I10 / I12)
- Fiches d'échange de mi-parcours complétées et tracées (preuve I11 — évaluation de l'atteinte des objectifs)
- Bulletins semestriels remis (Pronote)
- Plans de soutien individualisés et feuilles de présence des cours de soutien (preuve I10 — adaptation)
- Traces des échanges par email (envoi + réponse ou relance)
- Bilan des besoins et de l'efficacité du soutien (preuve I32 — amélioration continue)
Risques et points sensibles
- Échanges non tracés (pas de fiche) : impossibilité de prouver le suivi individualisé (I11)
- Matières < 10 non repérées : absence de mesure de soutien, non-conformité sur l'adaptation (I10)
- Plan de soutien décidé mais non mis en œuvre ou non suivi : mise en œuvre partielle (NC probable)
- Échange par email sans accusé de réception ni relance : trace insuffisante
- Besoins récurrents non analysés : rupture de la boucle d'amélioration (I32)
- Preuves au nom du groupe et non déclinées à l'entité auditée (Vendôme) : non-recevabilité au périmètre
Origine et lien avec l'amélioration continue
Cette procédure formalise le suivi individualisé attendu au titre des indicateurs 10, 11 et 12 du RNQ. Les fiches d'échange et les besoins consolidés alimentent la démarche d'amélioration continue (indicateur 32) et complètent les enquêtes de satisfaction (indicateur 30) par un recueil individuel de la voix de l'étudiant.
Signataires
| Rôle | Nom | Fonction | Date | Signature |
|---|---|---|---|---|
| Rédigé et validé par | L. VESSIERE | Responsable Qualité | 23/09/2026 | LV |
| Approuvé par | H. DIAZ | Direction | 23/09/2026 | HD |
Historique des versions
- Version 1.0 (23/09/2026) : Création de la procédure. Définition de l'échange de mi-parcours (présentiel / email), de la fiche d'échange, du déclenchement du soutien (matières < 10) et du suivi (indicateurs I10, I11, I12, I32).