Processus de rattachement
Type de processus : Accompagnement / Support
Nom du processus : Accueil et accompagnement des apprenants en situation de handicap
Objectif du processus :
Garantir un accueil personnalisé et adapté à chaque apprenant en situation de handicap, en coordonnant l'ensemble des acteurs internes et externes pour mettre en place les aménagements nécessaires à la réussite du parcours de formation.
ACC-PRO-004-A – Accueil d'un parcours personnalisé (Handicap)
Objet
Définir le processus d'identification, d'accueil et d'accompagnement des apprenants en situation de handicap afin de garantir un parcours de formation personnalisé, adapté et conforme aux exigences Qualiopi (C4 I20). La procédure couvre l'ensemble des étapes, depuis la détection du besoin jusqu'à la mise en place des aménagements, en incluant la coordination avec les partenaires internes et externes.
Objectifs
- Identifier rapidement les besoins spécifiques de chaque apprenant en situation de handicap
- Garantir un entretien individuel personnalisé dès le premier accueil
- Assurer la coordination avec les partenaires (entreprise, OPCO, AGEFIPH, MDPH)
- Mettre en place les aménagements pédagogiques, techniques et organisationnels adaptés
- Accompagner l'apprenant dans ses démarches administratives (RQTH, MDPH…)
- Garantir la traçabilité des actions menées et le respect de la confidentialité
Champ d'application
Cette procédure s'applique à tous les apprenants de BSF en situation de handicap, quelle que soit la modalité de formation (présentiel, distanciel, alternance). Elle concerne l'ensemble des domaines d'activité : Actions de Formation (AF), apprentissage (APP/CFA) et Validation des Acquis de l'Expérience (VAE). Elle est déclenchée dès lors qu'un apprenant informe l'école de sa situation, à n'importe quelle étape du parcours.
Rôles et responsabilités
- Service Accueil : premier point de contact, identification initiale de la situation, transmission au référent handicap
- Référent Handicap : pilotage de l'ensemble du processus, coordination des acteurs, suivi personnalisé de l'apprenant
- Service Qualité : fourniture des trames d'entretien, des formulaires d'accord et supervision de la conformité Qualiopi
- Service Entreprise : coordination avec l'employeur pour les aménagements en entreprise et élaboration du protocole d'accord
- Direction : validation des protocoles d'accord et arbitrages en cas de situation complexe
- Partenaires externes : OPCO, AGEFIPH, Mission Handicap, MDPH — sollicités selon les besoins identifiés
Description des étapes
| Étape | Qui | Quoi | Comment |
|---|---|---|---|
| 1. Identification de la situation de handicap | Service Accueil | Dès que l'apprenant informe l'école de sa situation de handicap, identifier ses besoins spécifiques et déclencher le processus d'accompagnement personnalisé. | Prise de contact directe (téléphone ou e-mail). Fiche de signalement handicap. Confidentialité obligatoire : aucune information ne peut être transmise sans l'accord explicite de l'apprenant. |
| 2. Entretien individuel personnalisé | Référent Handicap | Prendre un rendez-vous pour un entretien individuel personnalisé dès le premier accueil, afin d'évaluer précisément les besoins d'adaptation pédagogique, technique et organisationnelle. | Entretien en présentiel ou à distance. Grille d'entretien handicap (Service Qualité). Suivi dans CRM ZOHO — tâche « accompagnement handicap ». |
| 3. Transmission aux partenaires | Référent Handicap Service Qualité |
Transmettre les informations pertinentes au référent handicap et aux partenaires concernés, avec l'accord explicite et signé de l'apprenant. | Mail de liaison avec accord signé. Informer les partenaires : OPCO, AGEFIPH, Mission Handicap, employeur. Voir le Service Qualité pour les formulaires d'accord et de consentement. |
| 4. Rencontres partenaires et définition des adaptations | Référent Handicap Service Entreprise |
Une fois les partenaires identifiés, organiser des rencontres afin de définir ensemble les besoins d'adaptation sur le campus et chez l'employeur. | Réunion en présentiel ou visioconférence. Compte-rendu de réunion archivé. Voir avec le Service Entreprise pour les contacts employeurs et la coordination terrain. |
| 5. Élaboration d'un protocole d'accord | Service Entreprise Direction |
Élaborer un protocole d'accord avec l'entreprise pour les aménagements spécifiques relatifs à la situation de handicap de l'apprenant (locaux, rythme, équipements…). | En fonction des besoins de l'apprenant et des modalités administratives. Protocole d'accord entreprise. Convention d'aménagement. Validation par la Direction. |
| 6. Accompagnement dans les démarches administratives | Référent Handicap | Prendre en compte la situation de handicap de l'apprenant et l'accompagner dans ses démarches administratives : RQTH, MDPH, aides financières, dérogations réglementaires. | Adapté à chaque apprenant. Dossier MDPH / RQTH. Liste des aides disponibles (AGEFIPH, aide au poste…). Suivi individualisé dans le dossier apprenant. |
| 7. Mise en place des adaptations et demandes de dérogation | Référent Handicap Services concernés |
Mettre en place les adaptations utiles identifiées (pédagogie, examens, locaux, équipements) et effectuer les demandes de dérogation nécessaires. En cas de mobilité pendant l'apprentissage, prendre en compte les besoins spécifiques liés aux déplacements. | Formulaire de dérogation. Planning adapté apprenant. Traçabilité obligatoire dans le dossier apprenant (Drive Qualiopi C4-I20). Bilan de fin de parcours pour évaluation des aménagements. |
Enregistrements et preuves attendues
- Fiche de signalement handicap complétée et signée
- Compte-rendu de l'entretien individuel personnalisé
- Accord de transmission des informations (consentement apprenant — conformité RGPD)
- Compte-rendu des réunions partenaires (entreprise, OPCO, AGEFIPH)
- Protocole d'accord entreprise signé
- Formulaires de dérogation et pièces justificatives MDPH / RQTH
- Planning adapté de l'apprenant
- Suivi CRM ZOHO — tâches et historique « accompagnement handicap »
- Bilan de fin de parcours avec évaluation des aménagements mis en place
Indicateurs de suivi
- Nombre d'apprenants en situation de handicap identifiés et accompagnés par année
- Délai moyen entre la déclaration du handicap et la mise en place des aménagements
- Taux de réalisation des entretiens individuels personnalisés
- Nombre de protocoles d'accord conclus avec les entreprises partenaires
- Taux de satisfaction des apprenants concernés (enquête de satisfaction ZOHO)
- Taux de réussite et d'obtention de certification des apprenants en situation de handicap
Risques et points sensibles
- Non-déclaration par l'apprenant de sa situation de handicap, retardant la mise en place des adaptations
- Absence de coordination entre les services internes (accueil, pédagogie, entreprise) conduisant à des aménagements incomplets
- Transmission d'informations personnelles sans accord préalable de l'apprenant (risque RGPD)
- Délai trop long entre l'identification du besoin et la mise en place effective des adaptations
- Absence de traçabilité des actions menées, non-conformité lors d'un audit Qualiopi
- Méconnaissance par les intervenants des adaptations en place, nuisant à la qualité du parcours
Modalités d'amélioration continue
Le bilan annuel des parcours handicap, les résultats des enquêtes de satisfaction ZOHO et les comptes-rendus d'audits Qualiopi alimentent l'amélioration continue de cette procédure. Toute non-conformité ou dysfonctionnement identifié fait l'objet d'une action corrective enregistrée dans le plan qualité BSF. La procédure est révisée a minima tous les deux ans ou dès modification réglementaire significative.
Signataires
| Rôle | Nom | Fonction | Date | Signature |
|---|---|---|---|---|
| Rédigé par | W. BOBE | Chargée Mission Qualité | 28/03/2021 | WB |
| Validé par | H. MANIVEAU | Responsable Qualité | 28/03/2021 | HM |
| Approuvé par | H. DIAZ | Directeur | 28/03/2021 | HD |
Historique des versions
- Version A (28/03/2022) : Création du document — W. BOBE