Processus de rattachement
Type de processus : Support
Nom du processus : Accompagnement socio-professionnel et aide d'urgence
Objectif du processus :
Assurer une aide solidaire aux étudiants en situation de crise personnelle et garantir la continuité de leur parcours de formation.
SUP-AID-01 – Aide d'urgence en cas de décès d'un ascendant
Objet
Définir les modalités de prise en charge de la scolarité pour tout étudiant confronté au décès d'un ascendant (parent, grand-parent) pendant sa formation.
Objectifs
- Apporter un soutien solidaire en cas de crise personnelle grave
- Garantir la continuité du parcours de formation
- Démontrer l'engagement de l'établissement en matière d'accompagnement socio-professionnel
- Prévenir l'abandon ou l'interruption de formation
Champ d'application
La procédure s'applique à tous les étudiants en formation (AF, APP, VAE, apprentissage) confrontés au décès d'un ascendant (parent, grand-parent) pendant leur scolarité à BSF.
Rôles et responsabilités
- Étudiant : demande formelle auprès du Service Administratif avec justificatifs
- Service Administratif : réception, vérification des pièces et transmission à Direction
- Responsable Pédagogique : avis pédagogique et suivi du parcours
- Direction : approbation et signature de l'accord de prise en charge
- Service Comptable : mise en œuvre de l'aide (remboursement, création avoir, etc.)
Description des étapes
- Demande : L'étudiant adresse une demande écrite (mail/courrier) au Service Administratif dans les 30 jours suivant le décès
- Justification : Fourniture d'un certificat de décès ou extrait d'acte de décès attestant le lien de parenté
- Vérification : Le Service Administratif vérifie la complétude du dossier et le transmet à Direction
- Avis pédagogique : Le Responsable Pédagogique formule un avis sur la situation et le parcours
- Décision : La Direction approuve et signe l'accord de prise en charge scolarité
- Notification : L'étudiant reçoit un courrier officiel confirmant l'aide accordée
- Mise en œuvre : Le Service Comptable procède à la prise en charge financière (remboursement ou imputation)
- Suivi : Suivi régulier du parcours et aide pédagogique renforcée si nécessaire
Enregistrements et preuves attendues
- Demande écrite de l'étudiant (mail ou courrier)
- Certificat ou extrait d'acte de décès
- Avis pédagogique du Responsable Pédagogique
- Accord signé par la Direction
- Courrier de notification à l'étudiant
- Justificatif comptable de mise en œuvre (remboursement, avoir, etc.)
- Registre/liste des bénéficiaires (anonymisé)
Indicateurs de suivi
- Nombre de demandes reçues par année
- Taux d'acceptation des demandes
- Montant total des aides accordées par année
- Délai moyen de traitement (de demande à décision)
- Taux de poursuite de formation des bénéficiaires
Risques et points sensibles
- Justificatifs incomplets ou non conformes (vérifier l'authenticité)
- Délai de demande supérieur à 30 jours (appréciation au cas par cas)
- Absence de coordination avec la pédagogie (risque de décrochage)
- Traitement tardif impactant l'étudiant financièrement
Modalités d'amélioration continue
Bilan annuel de la procédure. Recueil du feedback des bénéficiaires. Révision des délais et critères si nécessaire. Harmonisation avec les autres aides d'urgence. Sensibilisation des équipes pédagogiques au dispositif.
Historique des versions
- Version 1.0 (15/01/2026) : Création de la procédure - Audit de surveillance Qualiopi