PROC-ORG-CONF-04 – Communication et inscriptions des participants

par

Processus de rattachement

Type de processus : Métier

Nom du processus : Organisation d’une conférence

Objectif du processus :
Garantir une organisation structurée, conforme et qualitative des conférences du Groupe École de Commerce de Lyon.

PROC-ORG-CONF-04 – Communication et inscriptions des participants

Métadonnées de la procédure

Processus Organisation d’une conférence
Type de processus Métier
Service / Catégorie Communication / Direction
Périmètre d’application Groupe École de Commerce de Lyon (ECL, École Vendôme, EFCM)
Responsabilités documentaires Auteur : Service Communication
Vérificateur : Responsable Qualité
Approbateur : Direction
Responsable d’application : Service Communication
Version 1.0
Date d’application 01/09/2025
Statut En vigueur

Objet

Définir les modalités de communication autour d’une conférence ainsi que les conditions de gestion des inscriptions des participants.

Objectifs

  • Assurer une communication claire, cohérente et maîtrisée
  • Garantir une gestion fiable et traçable des inscriptions
  • Respecter les obligations liées à la protection des données personnelles

Champ d’application

La présente procédure s’applique à toute communication et à toute inscription relative à une conférence organisée ou co-organisée par le Groupe École de Commerce de Lyon.

Définitions

Participant : toute personne inscrite ou présente à une conférence, qu’elle soit interne ou externe à l’organisme.

Rôles et responsabilités

  • Service Communication : conception et diffusion des supports, gestion des inscriptions
  • Direction : validation des messages et des supports de communication
  • Participants : transmission des informations nécessaires à l’inscription

Description des étapes

  1. Définition des messages clés et des canaux de communication
  2. Création et validation des supports (emails, page web, affiches, réseaux sociaux)
  3. Diffusion de la communication selon le planning établi
  4. Mise en place du dispositif d’inscription (formulaire, email, plateforme)
  5. Collecte et sécurisation des données des participants
  6. Confirmation des inscriptions et transmission des informations pratiques

Enregistrements et preuves attendues

  • Supports de communication validés
  • Formulaire ou outil d’inscription utilisé
  • Liste des participants inscrits
  • Mentions d’information RGPD

Indicateurs de suivi

  • Nombre de participants inscrits / attendus
  • Taux de présence le jour de la conférence

Risques et points sensibles

  • Communication insuffisante ou inadaptée
  • Données personnelles collectées sans information adéquate
  • Liste des participants incomplète ou non fiable

Modalités d’amélioration continue

Les retours sur la communication et la participation permettent d’ajuster les supports, les canaux et les modalités d’inscription pour les conférences futures.

Historique des versions

  • Version 1.0 : Création de la procédure

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