Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Organisation d’une conférence
Objectif du processus :
Garantir une organisation structurée, conforme et qualitative des conférences du Groupe École de Commerce de Lyon.
PROC-ORG-CONF-03 – Gestion des conférenciers
Objet
Définir les modalités de sélection, de validation, de coordination et de suivi des conférenciers participant à une conférence.
Définitions et terminologie
Conférencier : personne (interne ou externe) intervenant dans le cadre d’une conférence.
Terminologie : le terme “intervenant” est réservé aux activités pédagogiques (cours, ateliers, enseignements) afin d’éviter toute confusion.
Objectifs
- Garantir la pertinence et la qualité des conférenciers sélectionnés
- S’assurer de l’adéquation des contenus avec les objectifs de la conférence
- Encadrer la relation avec les conférenciers de manière formalisée et traçable
Champ d’application
La présente procédure s’applique à tout conférencier interne ou externe participant à une conférence organisée ou co-organisée par le Groupe École de Commerce de Lyon.
Rôles et responsabilités
- Service Communication : identification, coordination et suivi des conférenciers
- Direction : validation des conférenciers et des modalités d’intervention
- Conférencier : préparation et transmission des contenus conformément au cadre défini
Description des étapes
- Identification et proposition des conférenciers
- Validation du profil, de la thématique et du positionnement par la Direction
- Définition des modalités d’intervention (format, durée, conditions)
- Transmission des consignes et informations logistiques aux conférenciers
- Réception et validation des supports du conférencier (si applicable)
- Confirmation définitive de la participation du conférencier
Enregistrements et preuves attendues
- Emails de sélection et validation des conférenciers
- Supports transmis par le conférencier (si applicable)
- Accord écrit sur les modalités d’intervention (email, convention, devis, etc.)
Indicateurs de suivi
- Taux de conférenciers confirmés vs sollicités
- Taux de supports transmis dans les délais (si applicable)
Risques et points sensibles
- Conférencier non aligné avec les objectifs de la conférence
- Supports non conformes ou transmis hors délai (si applicable)
- Désistement tardif d’un conférencier
Modalités d’amélioration continue
Les retours d’expérience sur les conférenciers permettent d’ajuster les critères de sélection et les modalités de coordination pour les conférences futures.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure