PROC-PED-ORG-06 – Centralisation et archivage des documents pédagogiques

Objet

Définir les règles de centralisation, de classement, de nommage, d’accès et de conservation des documents pédagogiques et preuves de réalisation, afin de garantir une traçabilité complète et une disponibilité immédiate en cas d’audit.

Objectifs

• Assurer un classement homogène et audit-proof (retrouvabilité rapide).
• Réduire le risque de perte de preuves (émargements, évaluations, supports, validations).
• Garantir la sécurité des accès (droits, confidentialité) et l’intégrité documentaire.
• Assurer la conservation des documents sur la durée définie par l’organisation et/ou les exigences externes.

Champ d’application

S’applique à tous les documents et preuves liés aux actions de formation du Groupe (ECL, École Vendôme, EFCM), quels que soient les supports (papier numérisé, PDF, fichiers numériques, exports LMS).

Rôles et responsabilités

• Service Pédagogie : dépose et classe les documents, applique le nommage, s’assure de la complétude des dossiers.
• Qualité : définit/valide les règles documentaires, contrôle par échantillonnage la conformité du classement.
• SI / Support (si applicable) : administre l’outil de stockage, gère les droits, sauvegardes et accès.
• Direction : valide les règles de conservation et les droits d’accès (gouvernance documentaire).

Description des étapes

1. Définir l’arborescence : entité → formation → classe/année/rythme → promotion → période → session (si applicable).
2. Définir les règles de nommage : date + entité + formation/classe + type de document + version (ex : 2025-10-05_ECL_BBA3A_EMARGEMENT_v1.pdf).
3. Centraliser les documents : collecter les preuves (émargements, supports, évaluations, validations) et les déposer au bon emplacement.
4. Contrôler la qualité de dépôt : vérifier lisibilité, complétude, cohérence (entête, classe, année, rythme), et versioning si correction.
5. Gérer les accès : appliquer les droits selon les rôles (pédagogie, qualité, direction) et les besoins (confidentialité).
6. Sauvegarder et sécuriser : s’assurer que le stockage est sauvegardé et que les suppressions/modifications sont maîtrisées (traçabilité).
7. Conserver : appliquer la durée de conservation définie ; en fin de période, archiver ou purger selon règle validée.
8. Répondre aux demandes d’audit : produire rapidement les preuves via une structure de classement stable et un nommage standardisé.

Enregistrements et preuves attendues

• Arborescence documentaire validée (schéma/description)
• Règles de nommage (document interne, procédure ou note)
• Dossiers de sessions complets (émargements, supports, évaluations, validations)
• Preuves de contrôle (check-list, échantillonnage qualité, corrections tracées)
• Preuves de gestion des accès (droits, journaux si disponible, demandes/validations)

Indicateurs de suivi

• Taux de dossiers correctement classés (contrôle par échantillonnage)
• Nombre d’écarts de nommage / mauvais emplacement
• Délai moyen de mise à disposition d’un dossier complet (après session)
• Taux de preuves manquantes détectées au moment de l’archivage

Risques et points sensibles

• Documents déposés au mauvais endroit ou non retrouvables rapidement.
• Nommage hétérogène empêchant la preuve immédiate en audit.
• Absence de sauvegarde / pertes de fichiers (émargements notamment).
• Droits d’accès inadaptés (confidentialité / intégrité documentaire).
• Suppression/modification non maîtrisée (perte d’intégrité des preuves).

Modalités d’amélioration continue

• Revue périodique de l’arborescence et du nommage (retours utilisateurs + audits internes).
• Contrôles d’échantillonnage Qualité et actions correctives en cas de dérives.
• Standardisation des modèles (émargements par entité/classe) et check-lists de dépôt.
• Amélioration de l’outillage (LMS, GED, stockage) si besoins et risques identifiés.

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