Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Organisation et traçabilité des actions de formation
Objectif du processus :
Garantir la traçabilité des actions de formation et la disponibilité des preuves de réalisation (assiduité, horaires, intervenants),
conformément aux exigences du Référentiel National Qualité (Qualiopi).
PROC-PED-ORG-04 – Gestion des feuilles d’émargement
Objet
Définir les règles de gestion des feuilles d’émargement afin de garantir le suivi de l’assiduité, la conformité réglementaire et la traçabilité des actions de formation.
Objectifs
- Assurer l’émargement systématique des apprenants et intervenants.
- Garantir la conformité des émargements selon la modalité de formation.
- Prévenir la perte ou l’incomplétude des preuves d’assiduité.
- Mettre à disposition des preuves fiables en cas de contrôle ou d’audit.
Champ d’application
S’applique à toutes les actions de formation du Groupe, en présentiel, distanciel ou hybride, pour l’ensemble des apprenants et intervenants.
Rôles et responsabilités
- Intervenant : fait émarger les apprenants, signe la feuille et signale toute anomalie.
- Service Pédagogie : fournit les feuilles, contrôle la complétude et archive les documents.
- Scolarité / Administration (si applicable) : met à jour les absences et justificatifs.
- Qualité : contrôle la conformité des émargements par échantillonnage.
Règles de constitution des feuilles (par classe et par entité)
Afin d’assurer une traçabilité fiable au niveau du Groupe, une feuille d’émargement doit être générée pour chaque classe et pour chaque entité (ECL / École Vendôme / EFCM), même si plusieurs classes sont réunies dans un même cours.
- 1 feuille = 1 entité + 1 classe + 1 année + 1 rythme + 1 session
- La feuille doit mentionner explicitement : Classe (ex : BBA), Année (ex : 3ème année), Rythme (ex : Alternant), ainsi que l’entête / logo de l’école correspondante.
- Exemple obligatoire : une session commune à des apprenants « BBA 3 Alternant ECL » et « BBA 3 Alternant Vendôme » nécessite deux feuilles distinctes : une avec entête ECL et une avec entête École Vendôme.
- En cas de session multi-entités, l’intervenant fait émarger sur chaque feuille les apprenants de l’entité concernée.
Description des étapes
- Préparation : édition de la/les feuilles d’émargement en appliquant la règle “1 entité + 1 classe + 1 année + 1 rythme + 1 session”.
- Contrôle avant session : vérifier la présence de l’entête école, de la classe, de l’année, du rythme, de la date, des horaires et de l’intervenant.
- Pendant la session : émargement des apprenants selon la règle interne (par demi-journée ou séquence prévue).
- Signature intervenant : validation de la tenue effective de la session sur chaque feuille concernée.
- Gestion des anomalies : mention des absences, retards, départs anticipés + signalement au service pédagogique.
- Transmission : remise des feuilles complétées (papier ou numérisées) au service pédagogique dans le délai défini.
- Contrôle : vérification complétude + cohérence avec planning + relance en cas de manque.
- Archivage : classement par entité / formation / classe / année / rythme / date, conformément aux règles documentaires en vigueur.
Enregistrements et preuves attendues
- Feuilles d’émargement complètes, signées et distinctes par entité/classe/année/rythme
- Justificatifs d’absence (le cas échéant)
- Traces de relance ou correction d’anomalies
- Preuve de dépôt/archivage (arborescence, nommage, date de dépôt)
Indicateurs de suivi
- Taux d’émargements complets par session
- Nombre d’anomalies détectées (dont erreurs d’entête / classe / année / rythme)
- Délai moyen de transmission des émargements
Risques et points sensibles
- Émargements incomplets ou non signés (apprenant et/ou intervenant)
- Feuille non conforme (absence d’entête école, classe/année/rythme non renseignés)
- Une seule feuille pour plusieurs entités → risque de non-conformité et de contestation des preuves
- Perte de documents papier ou fichiers non archivés
- Non-conformité en cas de contrôle financeur ou audit Qualiopi
Modalités d’amélioration continue
- Analyse régulière des anomalies d’émargement (erreurs d’entête, mélange d’entités, signatures manquantes).
- Rappels et formation des intervenants aux règles d’émargement “1 feuille par entité/classe”.
- Standardisation des modèles (1 modèle par entité avec entête) et vérification par check-list.
- Évolution vers des solutions numériques conformes si pertinent.
Historique des versions
| Version | Date | Évolution |
| 1.0 | 01/09/2025 | Création de la procédure. |