PROC-PED-ORG-01 – Planification des actions de formation

Objet

Définir les modalités de planification des actions de formation (cours, évaluations, événements pédagogiques) afin de garantir la disponibilité des ressources, la cohérence pédagogique, la stabilité du planning et la traçabilité des arbitrages et mises à jour.

Objectifs

• Construire un planning conforme aux maquettes pédagogiques et aux volumes attendus.
• Anticiper et résoudre les contraintes (intervenants, salles, alternance, calendriers d’examens).
• Assurer une diffusion claire et tracée du planning aux parties prenantes.
• Maîtriser les modifications (versioning, justification, diffusion, impacts).

Champ d’application

S’applique à toutes les formations et promotions du Groupe (présentiel/distanciel/hybride), incluant la planification des cours, évaluations, jurys, remédiations, séminaires et événements pédagogiques planifiés.

Rôles et responsabilités

• Service Pédagogie : construit le planning, collecte les contraintes, organise les arbitrages, diffuse et trace les versions.
• Intervenants : transmettent disponibilités/contraintes, confirment les créneaux, signalent les aléas.
• Scolarité / Administration (si applicable) : fournit les groupes, effectifs, rythmes, informations logistiques.
• Qualité : contrôle d’échantillonnage sur la traçabilité (versions, preuves de validation/diffusion) et remonte les écarts.
• Direction / Responsable pédagogique : valide le planning et tranche les conflits majeurs.

Description des étapes

1. Cadrage : définir la période (trimestre/semestre/année), les promotions concernées, et le calendrier de construction/validation.
2. Entrées : intégrer maquettes pédagogiques, volumes, rythmes (alternance), contraintes institutionnelles (examens, rentrées, fériés, événements).
3. Collecte contraintes : récupérer disponibilités intervenants, contraintes salles/équipements, contraintes distanciel (liens, outils).
4. Construction V0 : produire un planning brouillon (cours/évaluations) avec affectation intervenants, modalités et lieux.
5. Contrôle cohérence : vérifier volumes, progression pédagogique, chevauchements, charge intervenants, compatibilité alternance ; corriger.
6. Arbitrage : traiter les conflits (ressources/salles/horaires) et formaliser les décisions (qui décide, sur quels critères).
7. Validation : valider la version de référence (V1) par Responsable pédagogique / Direction ; conserver la preuve de validation.
8. Diffusion : communiquer le planning aux intervenants et aux services concernés ; tracer date, version, liste des destinataires.
9. Gestion des changements : toute modification est versionnée, justifiée, validée si nécessaire et rediffusée (avec impact identifié).
10. Gel du planning (si applicable) : définir un seuil interne (ex : J-7) limitant les modifications tardives.

Enregistrements et preuves attendues

• Planning pédagogique validé (version datée : V1, V2…)
• Historique des versions et modifications (motif, date, auteur, validateur si applicable)
• Preuve de validation (mail, compte rendu, signature, workflow)
• Preuve de diffusion (mail, export plateforme/LMS, journal d’envoi) + liste destinataires
• Tableau/outil de collecte des contraintes (disponibilités intervenants, salles, rythmes)

Indicateurs de suivi

• Nombre de modifications de planning par période / promotion
• Taux de changements tardifs (après seuil de gel, si applicable)
• Délai moyen : validation → diffusion
• Taux d’écarts planning/réalisation (sessions déplacées/annulées)

Risques et points sensibles

• Planning non conforme à la maquette (volumes, évaluations, progression)
• Chevauchements / conflits intervenants / indisponibilités non anticipées
• Modifications non tracées (absence de version, motif, diffusion)
• Communication insuffisante aux apprenants/intervenants entraînant absentéisme et insatisfaction

Modalités d’amélioration continue

• Analyse périodique des écarts (annulations, déplacements, changements tardifs) et de leurs causes.
• Retours intervenants / apprenants sur lisibilité et stabilité du planning.
• Mise à jour des règles internes (validation, diffusion, gel, versioning) et capitalisation des bonnes pratiques.
• Ouverture d’actions correctives si dérives récurrentes (avec traçabilité).

Historique des versions