Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Gestion du corps enseignant
Objectif du processus :
Assurer la sélection, la contractualisation, l’intégration, le pilotage et l’évaluation des intervenants pédagogiques afin de garantir la qualité des enseignements, la conformité juridique et la traçabilité exigée par le Référentiel National Qualité.
QUA-ENS-03 – Contractualisation et conformité juridique des intervenants sous-traitants
Objet
Définir les modalités de contractualisation et de vérification de conformité d’un intervenant sous-traitant (droit + qualité), incluant la collecte des pièces légales, la preuve d’indépendance et la condition “multi-employeurs”, avant toute intervention.
Objectifs
- Sécuriser la sous-traitance (absence de lien de subordination, conformité des pièces)
- Garantir la conformité aux exigences qualité applicables aux prestations
- Constituer un dossier intervenant complet et audit-proof
- Vérifier et tracer l’indépendance du sous-traitant et la condition “multi-employeurs” (≥ 2 clients distincts)
Champ d’application
S’applique à tout intervenant réalisant des prestations d’enseignement, d’animation pédagogique, de jury ou de correction pour le compte du Groupe, en qualité de sous-traitant.
Rôles et responsabilités
- Service Pédagogie : déclenche la mission, collecte pièces, fait signer, contrôle livrables qualité
- Service Comptabilité : contrôle conformité facture (mentions obligatoires) et suivi paiement
- Service Qualité : contrôle complétude/traçabilité, suivi des écarts
- Direction : validation/approbation du contrat (si requis)
- Sous-traitant : fournit les pièces, signe le contrat, respecte l’annexe qualité et déclare son indépendance
Description des étapes
- Envoi du pack sous-traitance : contrat + annexe qualité + liste des pièces à fournir.
- Collecte des pièces légales : réception et contrôle de validité/à-jour (dates, cohérence identité).
- Point de contrôle obligatoire – Indépendance : obtenir la déclaration d’indépendance annuelle.
- Point de contrôle obligatoire – Multi-employeurs : vérifier la condition ≥ 2 clients distincts (preuve/attestation dans la déclaration annuelle).
- Signature : signature du contrat et archivage de la version de référence.
- Activation mission : la mission ne démarre qu’une fois le dossier “conforme & complet”.
- Suivi : mise à jour annuelle des pièces “à renouveler” (URSSAF, fiscale, RC Pro, déclaration).
Enregistrements et preuves attendues
- Contrat de sous-traitance signé + annexe qualité (version de référence)
- CV à jour
- Copie pièce d’identité + (si appliqué) carte vitale
- Diplômes / justificatifs de qualification
- Casier judiciaire (moins de 3 mois)
- Kbis ou déclaration d’activité / SIRET
- Attestation de vigilance URSSAF
- Attestation fiscale (DGFIP)
- Attestation RC Professionnelle
- Déclaration d’indépendance annuelle + preuve “multi-employeurs”
Indicateurs de suivi
- Taux de dossiers sous-traitants complets avant 1ère intervention
- Taux de pièces annuelles renouvelées à temps (URSSAF / fiscale / RC Pro / déclaration)
- Taux de déclarations d’indépendance (multi-employeurs) à jour
Risques et points sensibles
- Dossier incomplet (URSSAF/fiscal/RC Pro/casier) → non-conformité
- Absence de preuve d’indépendance / multi-employeurs → fragilité juridique
- Contrat non signé / version non maîtrisée
- Archivage dispersé → preuves introuvables
Modalités d’amélioration continue
Les écarts constatés (pièces manquantes, retards de renouvellement, anomalies de facturation) alimentent l’amélioration des checklists, des modèles, des circuits de validation et de l’archivage.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure