ENT-REL-07 – Validation des contrats, relations OPCO et facturation OPCO

Objet

Définir les modalités de dépôt et de suivi de validation des contrats auprès des OPCO, la gestion des demandes de compléments, ainsi que l’émission et le suivi de la facturation OPCO, afin de sécuriser la conformité financière et la traçabilité.

Objectifs

• Assurer le dépôt du dossier contractuel complet auprès de l’OPCO compétent
• Obtenir la validation/prise en charge dans les délais et conserver les preuves
• Gérer les demandes de compléments et échanges avec l’OPCO
• Déclencher et suivre la facturation OPCO conformément aux règles de prise en charge
• Centraliser les preuves dans les outils internes (ex : CRM Zoho) pour l’audit

Champ d’application

La présente procédure s’applique à tous les contrats d’alternance (apprentissage et professionnalisation) nécessitant une validation OPCO et une prise en charge financière, pour toutes les entités du Groupe.

Rôles et responsabilités

• Relations entreprises / CFA : dépôt des dossiers, suivi OPCO, gestion des compléments, collecte et archivage des validations
• Service Comptabilité : émission et suivi des factures OPCO, relances paiements
• OPCO : instruction du dossier, validation/prise en charge, demandes de compléments
• Entreprise / Alternant : fourniture de pièces complémentaires si requises

Description des étapes

1. Pré-contrôle dossier : vérifier que le dossier contractuel est complet (contrat signé, convention, planning, référentiel, pièces demandées).
2. Identification de l’OPCO : déterminer l’OPCO compétent selon l’entreprise et le dispositif.
3. Dépôt : déposer le dossier via la plateforme OPCO (ou canal défini) et conserver l’accusé de dépôt.
4. Suivi d’instruction : suivre l’état d’avancement (en cours / compléments / validé / refusé).
5. Gestion des compléments : en cas de demande, collecter les éléments, répondre dans les délais et conserver les échanges.
6. Validation : à réception de la décision de prise en charge, archiver le document de validation (montants, périodes, conditions).
7. Déclenchement facturation : émettre la facturation selon les modalités de l’OPCO (périodicité, jalons, pièces justificatives).
8. Suivi paiement : assurer le suivi des règlements, relancer en cas de retard, tracer les actions.
9. Archivage : centraliser la totalité des preuves (dépôt, validation, factures, paiements) dans le dossier alternant et/ou le dossier financier (ex : CRM Zoho + dossier partagé).
10. Traitement des écarts : en cas de refus, de prise en charge partielle ou d’écarts, analyser la cause et définir une action corrective (dossier, contrats, communication entreprise).

Enregistrements et preuves attendues

• Accusé de dépôt du dossier OPCO
• Échanges et demandes de compléments (emails, plateforme, courriers)
• Décision de prise en charge / validation OPCO (montants, périodes, conditions)
• Factures OPCO émises (et pièces justificatives associées si exigées)
• Preuves de paiement (relevés, avis de virement) et relances si nécessaire
• Archivage dans les emplacements de référence (dossier alternant + dossier financier)

Indicateurs de suivi

• Taux de dossiers validés OPCO du premier coup
• Délai moyen entre dépôt et validation
• Nombre de demandes de compléments par dossier
• Taux de factures payées dans les délais
• Montant des encours OPCO (factures en attente)

Risques et points sensibles

• Dossier incomplet entraînant retard ou refus de prise en charge
• Perte de preuves (accusé de dépôt, validation, échanges)
• Facturation non conforme aux conditions OPCO (périodes, pièces, jalons)
• Retards de paiement non suivis (encours élevé, tension de trésorerie)
• Non-traçabilité des relances et actions correctives

Modalités d’amélioration continue

Les motifs de refus/compléments et les retards de paiement sont analysés périodiquement afin d’améliorer les checklists dossier, les modèles de pièces, les circuits internes et la centralisation des preuves (CRM Zoho).

Historique des versions

• Version 1.0 : Création de la procédure