ENT-REL-04 – Gestion des absences de l’alternant

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Processus de rattachement

Type de processus : Métier

Nom du processus : Relations entreprises & contrats d’alternance (CFA)

Objectif du processus :
Assurer un suivi rigoureux et traçable des absences des alternants, en lien avec l’entreprise d’accueil, afin de répondre aux exigences réglementaires (Qualiopi) et contractuelles.

ENT-REL-04 – Gestion des absences de l’alternant

Métadonnées de la procédure

Processus Relations entreprises & contrats d’alternance (CFA)
Type de processus Métier
Service / Catégorie Relations entreprises / CFA
Périmètre d’application Groupe École de Commerce de Lyon (ECL, École Vendôme, EFCM)
Responsabilités documentaires Auteur : Service Relations entreprises / CFA
Vérificateur : Responsable Qualité
Approbateur : Direction
Responsable d’application : Service Relations entreprises / CFA
Version 1.0
Date d’entrée en vigueur 01/10/2025
Statut En vigueur

Objet

Définir les modalités de déclaration, de suivi et de traitement des absences des alternants, incluant l’information de l’entreprise d’accueil et la conservation des justificatifs.

Objectifs

  • Assurer une information réciproque CFA ↔ entreprise
  • Garantir la traçabilité des absences et justificatifs
  • Prévenir les situations à risque (absences répétées, décrochage)
  • Disposer de preuves exploitables en audit Qualiopi / DREETS

Champ d’application

La présente procédure s’applique à toute absence d’un alternant, qu’elle survienne en centre de formation ou en entreprise, quel qu’en soit le motif.

Rôles et responsabilités

  • Alternant : informer de toute absence et transmettre les justificatifs dans les délais
  • Relations entreprises / CFA : enregistrer l’absence, informer l’entreprise, archiver les justificatifs
  • Entreprise d’accueil : signaler les absences constatées en entreprise et échanger avec le CFA
  • Pédagogie / Scolarité : signaler les absences en formation si applicable

Description des étapes

  1. Déclaration : l’alternant informe le CFA et/ou l’entreprise de son absence dès que possible.
  2. Signalement croisé : toute absence constatée par l’entreprise ou le CFA est partagée à l’autre partie.
  3. Collecte du justificatif : l’alternant transmet le justificatif (arrêt maladie, convocation, etc.) selon les délais fixés.
  4. Enregistrement : l’absence est consignée dans l’outil de suivi (tableau, logiciel, CRM selon organisation).
  5. Archivage : le justificatif est classé dans le dossier alternant (Drive/CRM).
  6. Analyse : en cas d’absences répétées ou non justifiées, un échange est engagé avec l’alternant et l’entreprise.
  7. Traçabilité : les échanges et actions correctives sont conservés.

Enregistrements et preuves attendues

  • Trace de déclaration d’absence (email, outil interne)
  • Justificatifs d’absence (le cas échéant)
  • Historique des absences dans l’outil de suivi
  • Traces d’échanges CFA ↔ entreprise en cas d’alerte

Indicateurs de suivi

  • Taux d’absentéisme par alternant
  • Nombre d’absences non justifiées
  • Nombre de situations d’alerte (absences répétées)

Risques et points sensibles

  • Absences non tracées ou justificatifs manquants
  • Défaut d’information de l’entreprise d’accueil
  • Risque de décrochage non détecté
  • Non-conformité en audit (preuves absentes)

Modalités d’amélioration continue

L’analyse des motifs d’absences récurrentes et des situations d’alerte permet d’adapter les actions de prévention, les modalités de suivi et les outils de traçabilité.

Historique des versions

  • Version 1.0 : Création de la procédure

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