Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Relations entreprises & contrats d’alternance (CFA)
Objectif du processus :
Sécuriser la relation entreprise et la contractualisation des alternants, assurer la conformité réglementaire et la traçabilité exigée par les référentiels Qualiopi.
ENT-REL-01 – Création des contrats d’apprentissage
Objet
Définir les modalités de création, de validation, de signature et d’archivage des contrats d’apprentissage, afin de garantir leur conformité réglementaire et leur traçabilité.
Objectifs
- Obtenir des informations complètes et fiables de l’entreprise d’accueil
- Établir un dossier contractuel conforme (CERFA + convention + annexes)
- Respecter les délais réglementaires de contractualisation
- Garantir la traçabilité et l’archivage des preuves
Champ d’application
La présente procédure s’applique à tout contrat d’apprentissage géré par le CFA du Groupe, de la création initiale à l’archivage final.
Rôles et responsabilités
- Service Relations entreprises / CFA : création et suivi du dossier contractuel
- Entreprise : transmission des informations et signature des documents
- Alternant : validation des éléments le concernant
- Service Qualité : contrôle de conformité et traçabilité (audit interne)
Description des étapes
- Transmission de la fiche de renseignement à l’entreprise d’accueil.
- Réception, vérification et classement des informations dans le dossier alternant.
- Création du CERFA d’apprentissage à partir des données validées.
- Élaboration de la convention de formation correspondant au titre RNCP suivi.
- Assemblage du dossier contractuel complet.
- Signature des documents par les parties concernées.
- Transmission du dossier signé et archivage sécurisé.
Enregistrements et preuves attendues
- Fiche de renseignement entreprise
- CERFA apprentissage signé
- Convention de formation signée
- Planning annuel
- Référentiel RNCP
- Preuves de transmission et d’archivage
Indicateurs de suivi
- Délai moyen de création du contrat
- Taux de dossiers complets du premier coup
- Nombre de corrections ou avenants nécessaires
Risques et points sensibles
- Dossier incomplet ou incohérent entraînant un rejet administratif
- Absence de preuve de signature
- Archivage non conforme compromettant la traçabilité en audit
Modalités d’amélioration continue
Les écarts identifiés lors des audits internes ou retours OPCO alimentent l’amélioration des outils, modèles et circuits de validation.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure