REC-RQT-03 – Organisation des Journées Portes Ouvertes (JPO)

Objet

Définir les modalités d’organisation, de déroulement et de suivi des Journées Portes Ouvertes afin d’assurer une information claire, homogène et traçable des candidats.

Objectifs

• Présenter l’établissement, les formations et les modalités d’admission
• Qualifier les projets des candidats
• Favoriser la conversion des prospects en candidatures
• Tracer les actions collectives de recrutement

Champ d’application

La procédure s’applique à toute Journée Portes Ouvertes organisée par le Groupe, en présentiel ou à distance.

Rôles et responsabilités

• Service Recrutement : pilotage de l’événement et qualification des candidats
• Pédagogie : présentation des formations et échanges avec les candidats
• Communication : promotion et supports de communication
• Direction : validation des événements structurants

Description des étapes

1. Planification de la JPO (date, format, objectifs)
2. Validation interne et mobilisation des équipes
3. Communication et inscriptions des participants
4. Préparation des supports et du déroulé
5. Accueil et animation de la JPO
6. Qualification des candidats présents
7. Suivi post-événement (contacts, relances, candidatures)

Enregistrements et preuves attendues

• Planning et supports de la JPO
• Liste des participants inscrits / présents
• Traces de qualification et de suivi post-JPO
• Bilan ou compte rendu de l’événement

Indicateurs de suivi

• Nombre de participants par JPO
• Taux de transformation en candidatures
• Taux de satisfaction (si mesuré)

Risques et points sensibles

• Information incomplète ou hétérogène délivrée aux candidats
• Absence de suivi post-JPO
• Faible mobilisation des équipes ou des candidats

Modalités d’amélioration continue

Les retours des participants et l’analyse des taux de transformation permettent d’ajuster les formats, contenus et modalités d’animation des JPO.

Historique des versions

• Version 1.0 : Création de la procédure