Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Recrutement des apprenants
Objectif du processus :
Assurer un recrutement structuré, équitable et traçable des candidats, depuis la génération du lead jusqu’à l’inscription.
REC-RQT-02 – Transmission du récapitulatif
Objet
Définir les modalités de production et de transmission d’un récapitulatif de suivi du recrutement (leads, contacts, statuts) afin d’assurer une continuité d’action, une coordination interne et une traçabilité des activités.
Objectifs
- Disposer d’une vision claire de l’état du pipeline de recrutement
- Assurer la continuité entre les membres de l’équipe (passation)
- Identifier les actions prioritaires (relances, rendez-vous, dossiers incomplets)
- Tracer les actions réalisées et à réaliser
Champ d’application
La procédure s’applique à la production et à la transmission des récapitulatifs de suivi du recrutement (quotidien, hebdomadaire ou selon organisation interne).
Définitions
- Récapitulatif : synthèse structurée des leads et candidats (statut, action, échéance)
- Pipeline : ensemble des candidats répartis selon leur état d’avancement
- Statut : étape du parcours (lead, contacté, RDV, admissible, admis, inscrit, perdu)
Rôles et responsabilités
- Service Recrutement : mise à jour des informations, production du récapitulatif, transmission
- Admissions / Administration : appui sur l’état des dossiers (si applicable)
- Direction : supervision des indicateurs (si nécessaire)
Description des étapes
- Extraction ou mise à jour de la base de suivi (CRM / tableau / fichiers récap)
- Vérification des informations clés (coordonnées, formation visée, statut, prochaine action)
- Identification des priorités (relances, rendez-vous à confirmer, dossiers incomplets)
- Production du récapitulatif selon le format défini (ex : fichier Excel)
- Transmission aux personnes concernées (équipe recrutement, direction si besoin)
- Archivage du récapitulatif transmis (traçabilité)
Enregistrements et preuves attendues
- Fichier récapitulatif (Excel ou export CRM)
- Trace de transmission (email, message, outil interne)
- Historique des versions (si applicable)
Indicateurs de suivi
- Fréquence de transmission respectée (oui/non)
- Nombre de leads/candidats suivis sur la période
- Nombre d’actions en retard (relances, RDV, pièces manquantes)
Risques et points sensibles
- Données non mises à jour entraînant des pertes d’opportunités
- Absence de passation ou de continuité (leads oubliés)
- Multiplication de fichiers non maîtrisés (doublons, incohérences)
Modalités d’amélioration continue
Les récapitulatifs sont analysés afin d’améliorer le format de suivi, réduire les actions en retard et optimiser le pilotage du recrutement (taux de contact, conversion, délais).
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure