Processus de rattachement
Type de processus : Support
Nom du processus : Gestion des congés et des absences
Objectif du processus :
Encadrer le traitement des absences injustifiées afin d’assurer une régularisation rapide, la traçabilité des démarches et, si nécessaire, l’escalade disciplinaire.
RH-ABS-04 – Gestion des absences injustifiées
Objet
Définir les modalités de constatation, de traitement et de régularisation d’une absence injustifiée, ainsi que les conditions d’escalade lorsque la situation persiste.
Objectifs
- Constater l’absence et rechercher un contact rapide avec le collaborateur
- Obtenir la régularisation (justificatif, correction de planning)
- Tracer les démarches et décisions
- Préserver la continuité de service et le cadre collectif
Champ d’application
La procédure s’applique à toute absence non déclarée et non justifiée d’un collaborateur, quel que soit son contrat.
Définitions
- Absence injustifiée : absence sans information préalable et sans justificatif recevable
- Régularisation : transmission d’un justificatif ou mise à jour de la situation (congé, arrêt, absence autorisée)
Rôles et responsabilités
- Manager : constatation de l’absence, tentatives de contact, organisation du service
- Service Ressources humaines : formalisation des démarches, suivi administratif et lien paie
- Direction : arbitrage en cas d’escalade (mesures disciplinaires éventuelles)
Description des étapes
- Constatation de l’absence par le manager (heure, date, mission impactée)
- Tentatives de contact (téléphone, email, message) et demande de justification
- Information du service RH et enregistrement provisoire de l’absence
- Réception du justificatif ou régularisation (si transmise dans un délai interne)
- En cas de non-réponse : relance formalisée (email ou courrier selon usage)
- Mise à jour du suivi RH et transmission des impacts à la paie (si applicable)
- Si persistance : analyse RH/Direction et lancement d’une procédure appropriée
Enregistrements et preuves attendues
- Trace de constatation (planning, outil RH, note interne)
- Traces de contact et relances (emails, messages, appels)
- Justificatif reçu (si régularisation)
- Mise à jour des outils de suivi et information paie (si applicable)
Indicateurs de suivi
- Nombre d’absences injustifiées par période
- Taux de régularisation dans le délai interne
Risques et points sensibles
- Absence non traitée rapidement entraînant un précédent
- Défaut de traçabilité des démarches (risque contentieux)
- Impact sur la continuité de service et l’équité interne
Modalités d’amélioration continue
L’analyse des causes récurrentes et des délais de régularisation permet d’ajuster les règles internes, les supports d’information et les circuits de validation.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure