Processus de rattachement
Type de processus : Support
Nom du processus : Gestion des congés et des absences
Objectif du processus :
Encadrer la gestion des arrêts maladie afin d’assurer la conformité administrative et sociale, la traçabilité et la continuité de service.
RH-ABS-02 – Gestion des absences pour maladie
Objet
Définir les modalités de déclaration, de transmission des justificatifs, de suivi et de traitement administratif des absences pour maladie.
Objectifs
- Assurer la déclaration rapide de l’absence au manager et au service RH
- Garantir le traitement administratif conforme de l’arrêt maladie
- Assurer la mise à jour des plannings et le lien avec la paie
- Tracer les échanges et justificatifs liés à l’arrêt
Champ d’application
La procédure s’applique à toute absence pour maladie (arrêt initial, prolongation, reprise), pour l’ensemble des collaborateurs du Groupe.
Définitions
- Arrêt de travail : document médical attestant l’incapacité temporaire de travailler
- Prolongation : extension d’un arrêt initial
- Reprise : retour effectif au travail à la date prévue
Rôles et responsabilités
- Collaborateur : informer de l’absence et transmettre l’arrêt / prolongation dans les délais
- Manager : organisation du service et continuité d’activité
- Service Ressources humaines : traitement administratif, mise à jour des suivis et interface paie
Description des étapes
- Information du manager dès connaissance de l’incapacité de travail
- Transmission de l’arrêt de travail au service RH (arrêt initial ou prolongation)
- Enregistrement de l’absence (outil RH / planning / paie selon organisation)
- Organisation de la continuité de service (réaffectation, ajustement planning)
- Suivi des prolongations et mise à jour des dates
- Préparation de la reprise (date de retour, organisation, information équipe)
Enregistrements et preuves attendues
- Arrêt de travail / prolongation (justificatifs)
- Trace d’information du manager (email, message, outil interne)
- Enregistrement dans l’outil de suivi (planning, paie, registre RH)
Indicateurs de suivi
- Nombre d’arrêts maladie par période
- Taux de justificatifs reçus dans les délais internes
Risques et points sensibles
- Absence non déclarée ou justificatif non transmis
- Erreurs de traitement administratif impactant la paie
- Difficultés de continuité de service non anticipées
Modalités d’amélioration continue
Les retards de transmission, erreurs de suivi et impacts sur la continuité de service sont analysés afin d’améliorer les modalités de déclaration et les outils de suivi.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure