RH-ABS-01 – Demande et validation des congés

par

Processus de rattachement

Type de processus : Support

Nom du processus : Gestion des congés et des absences

Objectif du processus :
Encadrer la demande, la validation et le suivi des congés afin de garantir l’équité, la conformité réglementaire et la continuité de service.

RH-ABS-01 – Demande et validation des congés

Métadonnées de la procédure

Processus Gestion des congés et des absences
Type de processus Support
Service / Catégorie Ressources humaines / Direction / Managers
Périmètre d’application Groupe École de Commerce de Lyon (ECL, École Vendôme, EFCM)
Responsabilités documentaires Auteur : Service Ressources humaines
Vérificateur : Responsable Qualité
Approbateur : Direction
Responsable d’application : Service Ressources humaines
Version 1.0
Date d’application 01/09/2025
Statut En vigueur

Objet

Définir les modalités de demande, d’instruction et de validation des congés des collaborateurs.

Objectifs

  • Garantir un traitement équitable des demandes de congés
  • Assurer la continuité pédagogique et administrative
  • Respecter le cadre légal et conventionnel applicable
  • Tracer les décisions de validation ou de refus

Champ d’application

La procédure s’applique à l’ensemble des collaborateurs du Groupe, quel que soit leur contrat (CDI, CDD, alternance, stage).

Définitions

  • Congés payés : jours acquis conformément au Code du travail
  • RTT : jours de réduction du temps de travail, le cas échéant
  • Congés sans solde : absence autorisée sans maintien de rémunération

Rôles et responsabilités

  • Collaborateur : formulation de la demande de congés
  • Manager : analyse de l’impact et validation ou refus motivé
  • Service Ressources humaines : contrôle de conformité et suivi administratif

Description des étapes

  1. Soumission de la demande de congés par le collaborateur
  2. Vérification des droits disponibles
  3. Analyse de l’impact sur l’organisation et le service
  4. Validation ou refus motivé par le manager
  5. Transmission de la décision au collaborateur
  6. Mise à jour des outils de suivi (planning, paie, reporting)

Enregistrements et preuves attendues

  • Demande de congés (outil RH, email, formulaire)
  • Décision de validation ou de refus
  • Mise à jour du planning et des compteurs

Indicateurs de suivi

  • Délai moyen de traitement des demandes
  • Taux de refus de congés

Risques et points sensibles

  • Traitement inéquitable des demandes
  • Congés validés sans anticipation des impacts
  • Absence de traçabilité des décisions

Modalités d’amélioration continue

Les indicateurs et retours d’expérience permettent d’ajuster les règles de validation et les outils de gestion des congés.

Historique des versions

  • Version 1.0 : Création de la procédure

Laisser un commentaire