RH-REC-01 – Identification et validation du besoin de recrutement

par

Processus de rattachement

Type de processus : Support

Nom du processus : Recrutement d’un nouveau collaborateur

Objectif du processus :
Encadrer le recrutement et l’intégration d’un collaborateur afin de garantir la conformité réglementaire, la traçabilité et l’adéquation des compétences aux besoins de l’organisation.

RH-REC-01 – Identification et validation du besoin de recrutement

Métadonnées de la procédure

Processus Recrutement d’un nouveau collaborateur
Type de processus Support
Service / Catégorie Ressources humaines / Direction
Périmètre d’application Groupe École de Commerce de Lyon (ECL, École Vendôme, EFCM)
Responsabilités documentaires Auteur : Service Ressources humaines
Vérificateur : Responsable Qualité
Approbateur : Direction
Responsable d’application : Service Ressources humaines
Version 1.0
Date d’application 01/09/2025
Statut En vigueur

Objet

Définir les modalités d’identification, de justification et de validation d’un besoin de recrutement (création ou remplacement) avant lancement de la recherche de candidats.

Objectifs

  • Formaliser le besoin (poste, missions, compétences, rattachement)
  • Vérifier la faisabilité (budget, calendrier, contraintes organisationnelles)
  • Assurer une validation hiérarchique traçable avant diffusion d’une offre

Champ d’application

La présente procédure s’applique à tout recrutement envisagé au sein du Groupe École de Commerce de Lyon, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, alternance, stage).

Rôles et responsabilités

  • Manager / demandeur : expression du besoin et éléments de justification
  • Service Ressources humaines : cadrage du poste, cohérence RH, conformité et traçabilité
  • Direction : arbitrage et validation (budget, priorités, calendrier)

Description des étapes

  1. Expression du besoin (création ou remplacement, contexte, urgence, impacts)
  2. Définition du poste (missions, rattachement, compétences attendues, horaires, lieu)
  3. Analyse des contraintes (budget, paie, calendrier, ressources disponibles)
  4. Formalisation d’une fiche de besoin / fiche de poste
  5. Validation par la Direction (validation / ajustements / report)
  6. Transmission de la validation au Service RH pour lancement de RH-REC-02

Enregistrements et preuves attendues

  • Fiche de besoin / fiche de poste validée
  • Éléments de justification (email, note, compte rendu)
  • Validation Direction (email, signature, mention d’approbation)

Indicateurs de suivi

  • Délai moyen entre expression du besoin et validation
  • Taux de besoins validés vs besoins soumis

Risques et points sensibles

  • Recrutement lancé sans validation formalisée
  • Fiche de poste imprécise entraînant une sélection inadaptée
  • Inadéquation budget / niveau de poste / conditions

Modalités d’amélioration continue

Les écarts identifiés (retards, profils inadaptés, modifications tardives de besoin) sont analysés afin d’améliorer la qualité des fiches de poste et le circuit de validation.

Historique des versions

  • Version 1.0 : Création de la procédure

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