PROC-PED-ORG-05 – Contrôle et validation des preuves de réalisation

Objet

Définir les modalités de contrôle, de validation et de traitement des preuves de réalisation (planning, émargements, supports, évaluations, documents associés) afin de garantir leur fiabilité et leur conformité.

Objectifs

• Vérifier la complétude et la cohérence des preuves de réalisation.
• Identifier, tracer et traiter les écarts (pièces manquantes / non conformes).
• Valider formellement les dossiers de session avant archivage.
• Sécuriser les preuves en vue des contrôles et audits (Qualiopi, financeurs, certificateurs).

Champ d’application

S’applique à l’ensemble des actions de formation du Groupe, tous formats confondus, dès la fin de la session et jusqu’à la validation du dossier de preuves (préalablement à l’archivage).

Rôles et responsabilités

• Service Pédagogie : collecte les preuves, réalise le contrôle de 1er niveau, relance, valide le dossier complet.
• Intervenant : transmet les livrables attendus (émargements, évaluations, supports) dans les délais internes.
• Scolarité / Administration (si applicable) : fournit listes, justificatifs d’absence, éléments administratifs liés à la session.
• Qualité : contrôle d’échantillonnage, qualification des écarts, suivi des actions correctives.
• Direction / Responsable pédagogique : arbitre en cas d’écarts majeurs ou de dérives récurrentes, valide les mesures correctives structurantes.

Description des étapes

1. Collecte des preuves : récupération des documents de session (émargements, supports, évaluations, observations), selon la liste attendue.
2. Contrôle de complétude : vérifier que toutes les pièces obligatoires sont présentes et exploitables (lisibles, signées, datées).
3. Contrôle de cohérence : vérifier la cohérence planning ↔ réalisation (dates/horaires), listes ↔ signatures, entité/classe ↔ entêtes.
4. Qualification des écarts : identifier les pièces manquantes/non conformes ; tracer l’écart (nature, session, responsable, date).
5. Relance et correction : relancer l’intervenant/service concerné ; récupérer la pièce corrigée ; tracer la relance et la clôture de l’écart.
6. Validation du dossier : une fois complet, apposer la validation (tampon interne / mention “dossier validé” / workflow) et dater.
7. Transmission à l’archivage : déclencher l’archivage conformément à la procédure dédiée (classement, nommage, droits).
8. Contrôle qualité (échantillon) : si prévu, Qualité effectue un contrôle sur un échantillon de dossiers et ouvre des actions correctives si besoin.

Enregistrements et preuves attendues

• Dossier de session complet (liste de pièces + documents associés)
• Émargements signés et conformes (y compris règles entité/classe si session commune)
• Preuves de contrôle (check-list de complétude / cohérence, mention “dossier validé”)
• Traces de relances et corrections (emails, tickets, notes internes)
• Registre/outil de suivi des écarts (si applicable)

Indicateurs de suivi

• Taux de dossiers de session validés du premier coup
• Nombre moyen d’écarts par session (pièces manquantes / non conformes)
• Délai moyen de clôture des écarts
• Taux de non-conformités récurrentes par intervenant / formation

Risques et points sensibles

• Dossiers incomplets → incapacité à prouver la réalisation d’une action (risque Qualiopi/financeur).
• Émargements non conformes (signatures manquantes, entête/classe/rythme erronés, mélange entités).
• Absence de traçabilité des relances/corrections.
• Archivage prématuré sans validation formelle du dossier.

Modalités d’amélioration continue

• Analyse périodique des écarts récurrents et mise à jour de la check-list de contrôle.
• Rappels/brief intervenants sur les preuves attendues et les règles (entête, classe, rythme, signatures).
• Contrôles qualité par échantillonnage et ouverture d’actions correctives si dérives.
• Standardisation des modèles et des règles de nommage/archivage.

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