ENT-REL-03 – Accueil et intégration d’un nouvel alternant

Objet

Définir les modalités d’accueil et d’intégration administrative d’un nouvel alternant (dossier, outils, archivage, information), afin d’assurer la complétude des pièces, la traçabilité et la conformité aux exigences du CFA.

Objectifs

• Constituer un dossier alternant complet et exploitable en audit
• Centraliser les informations (Drive/CRM/classeur) pour éviter la perte de preuves
• Transmettre les informations d’accueil (mail de bienvenue, consignes, contacts)
• Identifier et relancer les pièces manquantes jusqu’à complétude

Champ d’application

La présente procédure s’applique à tout nouvel alternant (apprentissage ou professionnalisation) intégré au sein d’une entité du Groupe (ECL, École Vendôme, EFCM).

Rôles et responsabilités

• Relations entreprises / CFA : collecte, création du dossier, saisie outils, suivi complétude, envoi des communications
• Alternant : transmission des pièces, validation des informations, réponse aux relances
• Services internes (pédagogie / scolarité) : information sur la rentrée, planning et éléments pédagogiques si requis
• Qualité : contrôle de traçabilité (audit interne / échantillonnage)

Description des étapes

1. Déclenchement : l’alternant est recruté / confirmé (information transmise au service Relations entreprises / CFA).
2. Collecte initiale : récupérer le contrat d’étude, le dossier de candidature et le recueil de besoin (le cas échéant).
3. Saisie RH/administrative : renseigner les informations nécessaires dans le tableau de suivi interne (ex : tableau RH/alternance).
4. Création du dossier numérique : créer le dossier de l’étudiant dans l’arborescence Drive (classement par rentrée / classe / RNCP selon organisation).
5. Archivage des pièces : déposer les documents fournis dans le dossier Drive et vérifier la lisibilité/validité.
6. Création / mise à jour CRM : créer le dossier de l’étudiant dans le CRM et compléter les champs obligatoires (identité, entreprise, contrat, programme, contacts).
7. Archivage papier (si applicable) : imprimer et classer les documents requis dans le classeur de l’année/classe.
8. Communication d’accueil : envoyer le mail de bienvenue à l’alternant (et/ou à l’entreprise selon modèle) avec les informations utiles.
9. Relance des pièces manquantes : demander les documents manquants (ex : pièce d’identité, bulletins, dernier diplôme, etc.).
10. Clôture : une fois reçus, classer les documents manquants dans les emplacements de référence (CRM / Drive / classeur) et marquer le dossier “complet”.

Enregistrements et preuves attendues

• Dossier alternant créé (Drive) et structuré selon la nomenclature interne
• Fiche / tableau interne renseigné (suivi RH/alternance)
• Fiche CRM créée et champs obligatoires complétés
• Liste des pièces reçues + pièces manquantes (checklist ou trace)
• Email de bienvenue envoyé (preuve)
• Documents justificatifs : pièce d’identité, dernier diplôme, bulletins, etc. (selon exigences)

Indicateurs de suivi

• Taux de dossiers complets avant la date de rentrée
• Délai moyen de complétude du dossier (de “confirmé” à “complet”)
• Nombre moyen de relances par alternant

Risques et points sensibles

• Dossier incomplet (pièces manquantes) entraînant non-conformité en audit
• Informations incohérentes entre Drive/CRM/tableau interne
• Preuves non centralisées (emails non retrouvables / archivage non maîtrisé)
• Retard d’intégration impactant la contractualisation et/ou l’OPCO

Modalités d’amélioration continue

Les causes récurrentes de pièces manquantes et les écarts constatés lors des audits internes alimentent l’amélioration des checklists d’entrée, des modèles de mails et de l’organisation Drive/CRM.

Historique des versions

• Version 1.0 : Création de la procédure