PROC-PED-ORG-03 – Réalisation des actions de formation

Objet

Définir les modalités de réalisation des actions de formation afin d’assurer le respect du planning, des modalités pédagogiques, de l’encadrement des apprenants et la production des premières preuves de réalisation.

Objectifs

• Assurer la tenue effective des sessions conformément au planning validé.
• Garantir la qualité de l’animation pédagogique et le respect des modalités prévues.
• Encadrer les apprenants et gérer les aléas en séance.
• Initier la traçabilité des preuves (supports utilisés, émargements, observations).

Champ d’application

S’applique à toutes les actions de formation réalisées par le Groupe, en présentiel, distanciel ou hybride, incluant cours, ateliers, évaluations, jurys et remédiations.

Rôles et responsabilités

• Intervenant : anime la session, respecte les horaires et modalités, encadre les apprenants, renseigne l’émargement.
• Service Pédagogie : assure le support opérationnel, gère les aléas et veille au respect du planning.
• Scolarité / Administration (si applicable) : met à jour les listes, gère les absences et informations apprenants.
• Qualité : réalise des contrôles ponctuels et remonte les écarts constatés.

Description des étapes

1. Démarrage de la session : accueil des apprenants, rappel du cadre pédagogique, vérification des modalités et des accès.
2. Animation pédagogique : déroulement des contenus conformément au syllabus et aux supports validés.
3. Gestion de l’assiduité : émargement des apprenants et de l’intervenant selon la procédure en vigueur.
4. Gestion des aléas : traitement des retards, absences, incidents techniques ou logistiques.
5. Clôture de la session : synthèse, consignes de suite, information sur les évaluations à venir.
6. Transmission des informations : signalement au service pédagogique des absences, incidents ou écarts notables.

Enregistrements et preuves attendues

• Feuilles d’émargement complètes (apprenants + intervenant)
• Supports pédagogiques utilisés (version diffusée)
• Observations ou comptes rendus de séance (si applicable)
• Signalements d’incidents ou d’écarts (le cas échéant)

Indicateurs de suivi

• Taux de sessions réalisées vs planifiées
• Taux d’absentéisme par session / promotion
• Nombre d’incidents pédagogiques ou techniques signalés

Risques et points sensibles

• Session non réalisée ou partiellement réalisée sans justification tracée
• Émargements incomplets ou non conformes
• Écart entre contenu prévu et contenu réellement dispensé
• Gestion insuffisante des incidents ou absences

Modalités d’amélioration continue

• Analyse des écarts planning/réalisation et des incidents récurrents.
• Retours intervenants et apprenants sur les conditions de déroulement.
• Actions correctives en lien avec les procédures amont/aval si dérives constatées.

Historique des versions