PROC-PED-ORG-02 – Préparation administrative et pédagogique des sessions

Objet

Définir les modalités de préparation administrative et pédagogique d’une session de formation (ressources, convocations, supports, modalités, documents de suivi) afin d’assurer une mise en œuvre fluide, conforme et traçable.

Objectifs

• Garantir que chaque session dispose des informations, ressources et documents nécessaires avant démarrage.
• Assurer la bonne information des apprenants et intervenants (dates, horaires, lieux, modalités, liens distanciel).
• Préparer les preuves attendues (dont feuilles d’émargement) et les outils de suivi.
• Réduire les aléas de démarrage (supports manquants, accès non prêts, confusion logistique).

Champ d’application

S’applique à toutes les sessions de formation (présentiel/distanciel/hybride) organisées par le Groupe, incluant cours, ateliers, évaluations, jurys, remédiations et séminaires planifiés.

Rôles et responsabilités

• Service Pédagogie : prépare les documents, coordonne les ressources, diffuse les informations, vérifie la readiness de la session.
• Intervenant : transmet les supports/consignes, confirme les besoins matériels et modalités (distanciel/présentiel).
• Scolarité / Administration (si applicable) : gère convocations, listes apprenants, salles, accès et logistique.
• SI / Support (si applicable) : assure la disponibilité des outils (LMS, visio, accès, comptes, liens).
• Qualité : contrôle d’échantillonnage sur la complétude des preuves et le respect des standards documentaires.

Description des étapes

1. Créer / confirmer la session : vérifier dates, horaires, groupe, intervenant, modalité et lieu (ou lien visio).
2. Constituer le “kit session” : liste apprenants, feuille d’émargement vierge, trame de déroulé, consignes, supports.
3. Collecter les supports : récupérer supports datés (PPT/PDF/Word), exercices, cas, QCM (si applicable) selon règle interne.
4. Préparer la logistique : réservation salle, matériel (vidéoprojecteur, PC, paperboard), accès, badges, sécurité.
5. Préparer le distanciel (si applicable) : créer le lien, vérifier droits d’accès, tester audio/vidéo, déposer supports sur LMS.
6. Informer les parties prenantes : envoyer convocation/informations (date, lieu, modalité, lien, consignes) aux apprenants et intervenants.
7. Contrôle “prêt à démarrer” : check-list J-1/J-0 (documents, accès, salle, émargement, supports) + correction si manquant.
8. Tracer et archiver la préparation : conserver preuve de diffusion/convocation et version du kit session dans l’arborescence documentaire.
9. Gérer les aléas : en cas de support manquant / changement : relance, ajustement, versioning et re-diffusion si nécessaire.

Enregistrements et preuves attendues

• Convocations / informations de session (email, LMS, extranet) + preuve d’envoi
• Liste apprenants / feuille d’émargement vierge (présentiel) ou dispositif d’émargement distanciel (si applicable)
• Supports pédagogiques datés + documents d’exercices/cas
• Lien visio créé + preuve de test (si distanciel)
• Check-list “prêt à démarrer” complétée (J-1/J-0)
• Traces de relances et ajustements (si aléas)

Indicateurs de suivi

• Taux de sessions “prêtes” à J-1 (kit complet)
• Délai moyen d’envoi des convocations (avant session)
• Taux de supports reçus dans les délais internes
• Nombre d’aléas de démarrage (par période / promotion)

Risques et points sensibles

• Convocations tardives ou incomplètes (erreurs date/lieu/lien)
• Supports pédagogiques manquants ou non datés
• Feuille d’émargement non prête → perte de preuve Qualiopi
• Problèmes techniques distanciel (lien, droits, matériel) non anticipés
• Absence de traçabilité (pas de kit session/versioning/archivage)

Modalités d’amélioration continue

• Revue périodique des aléas de démarrage et mise à jour de la check-list.
• Standardisation du “kit session” (modèles, nommage, dépôt) et diffusion des bonnes pratiques.
• Contrôles qualité par échantillonnage et ouverture d’actions correctives si dérives.

Historique des versions