Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Relations entreprises & contrats d’alternance (CFA)
Objectif du processus :
Assurer un suivi régulier et formalisé des alternants en entreprise via des échanges structurés avec les tuteurs, et garantir une traçabilité conforme aux exigences Qualiopi.
ENT-REL-06 – Émission du certificat de réalisation
Objet
Définir les modalités d’établissement, de signature électronique via Zoho Sign, de transmission et d’archivage du certificat de réalisation, afin d’attester de la réalisation effective des actions de formation et d’en garantir la traçabilité.
Objectifs
- Attester formellement de la réalisation des actions de formation suivies par l’alternant
- Sécuriser la signature de l’apprenant via Zoho Sign
- Centraliser les preuves dans le CRM Zoho
- Disposer d’un document exploitable en audit Qualiopi / contrôle DREETS
Champ d’application
La présente procédure s’applique à tous les alternants du Groupe pour lesquels un certificat de réalisation est requis, qu’il soit émis de manière périodique ou en fin d’action de formation.
Rôles et responsabilités
- Relations entreprises / CFA : génération du certificat, envoi via Zoho Sign, suivi des signatures, archivage
- Alternant : signature électronique du certificat via Zoho Sign
- Tuteur entreprise : information ou mise en copie si applicable
- Service Qualité : contrôle de la traçabilité en cas d’audit interne ou externe
Description des étapes
- Détermination de la période : identifier la période concernée (mensuelle, trimestrielle ou fin de parcours).
- Génération du document : créer le certificat de réalisation à partir du modèle en vigueur et des données issues du CRM Zoho (heures réalisées, identité, formation).
- Envoi en signature : transmettre le certificat à l’alternant via Zoho Sign pour signature électronique.
- Suivi de signature : suivre l’état de signature dans Zoho Sign et relancer si nécessaire.
- Finalisation : une fois signé, récupérer automatiquement ou manuellement le document finalisé.
- Archivage : classer le certificat signé dans le dossier alternant du CRM Zoho et/ou l’arborescence documentaire de référence.
Enregistrements et preuves attendues
- Certificat de réalisation signé électroniquement (Zoho Sign)
- Journal de signature et horodatage Zoho Sign
- Preuve d’envoi et de réception
- Archivage dans le CRM Zoho (dossier alternant)
Indicateurs de suivi
- Taux de certificats émis et signés dans les délais
- Délai moyen de signature par l’alternant
- Nombre de relances nécessaires via Zoho Sign
Risques et points sensibles
- Certificat non émis ou émis hors délai
- Signature non finalisée par l’alternant
- Mauvaise association du document au dossier alternant dans le CRM
- Perte de traçabilité en cas d’archivage incorrect
Modalités d’amélioration continue
Les délais de signature, les taux de relance et les retours utilisateurs permettent d’optimiser les modèles, les automatisations Zoho (CRM / Sign) et les pratiques de suivi.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure