Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Relations entreprises & contrats d’alternance (CFA)
Objectif du processus :
Assurer un suivi régulier et formalisé des alternants en entreprise via des échanges structurés avec les tuteurs, et garantir une traçabilité conforme aux exigences Qualiopi.
ENT-REL-05 – Rencontres et suivi avec les tuteurs d’entreprise
Objet
Définir les modalités d’organisation, de réalisation et de traçabilité des rencontres avec les tuteurs d’entreprise, afin d’assurer un suivi effectif des alternants et de produire des preuves auditables (Qualiopi / DREETS).
Objectifs
- Assurer un suivi régulier de l’alternant en situation de travail
- Vérifier l’adéquation des missions avec le diplôme / titre préparé
- Identifier rapidement les difficultés (compétences, posture, absences, conditions de travail)
- Co-construire des actions correctives avec l’entreprise et l’alternant
- Garantir une traçabilité exploitable en audit (convocations, comptes rendus, actions)
Champ d’application
La présente procédure s’applique à tous les alternants du Groupe (apprentissage et professionnalisation) nécessitant un suivi en entreprise, dès l’entrée en alternance et jusqu’à la fin du contrat.
Rôles et responsabilités
- Relations entreprises / CFA : planification des rencontres, animation, rédaction du compte rendu, suivi des actions, archivage
- Tuteur entreprise : partage des informations sur l’intégration, les missions, l’évolution et les points de vigilance
- Alternant : participation, auto-évaluation, engagement sur les actions
- Pédagogie (si applicable) : appui sur l’alignement missions / compétences, recommandations pédagogiques
Description des étapes
- Planification du suivi : définir un rythme minimal de rencontres et points de contact (ex : début de contrat, mi-parcours, avant évaluations, fin de contrat) et/ou déclenchement à l’alerte.
- Convocation : envoyer une invitation/convocation au tuteur et à l’alternant (date, modalité, ordre du jour).
- Préparation : consulter le dossier alternant (absences, retours pédagogiques, difficultés précédentes) et préparer une trame de questions.
- Réalisation de la rencontre : échange structuré sur :
- intégration et posture professionnelle
- missions confiées et adéquation au référentiel visé
- compétences acquises / à renforcer
- rythme alternance, assiduité, organisation
- points de vigilance, risques, besoins d’accompagnement
- Formalisation : rédiger un compte rendu incluant constats, décisions, actions, responsables et échéances.
- Suivi : relancer et vérifier la réalisation des actions convenues (si nécessaire, plan d’accompagnement).
- Archivage : classer convocations + compte rendu + preuves de suivi dans le dossier alternant (Drive/CRM).
Enregistrements et preuves attendues
- Plan/rythme de suivi (si formalisé par cohorte ou alternant)
- Convocations / invitations (emails, calendrier, etc.)
- Compte rendu de rencontre (constats + actions + responsables + échéances)
- Traces de suivi des actions (emails, notes, documents)
- Archivage dans le dossier alternant (Drive/CRM)
Indicateurs de suivi
- Taux de rencontres réalisées vs planifiées
- Nombre de plans d’action déclenchés
- Taux de clôture des actions dans les délais
- Nombre de situations d’alerte détectées et traitées
Risques et points sensibles
- Suivi non réalisé ou non tracé (absence de preuves)
- Missions en entreprise non alignées avec le référentiel visé
- Signal faible non détecté (décrochage, conflit, conditions de travail)
- Actions correctives décidées mais non suivies
Modalités d’amélioration continue
Les retours tuteurs, les situations d’alerte et les écarts identifiés lors des audits internes alimentent l’amélioration des trames de suivi, de la fréquence des rencontres et des outils de traçabilité.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure