QUAL-PIL-02 – Gestion documentaire (création, mise à jour, diffusion)

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Processus de rattachement

Type de processus : Management

Nom du processus : Pilotage et amélioration continue du système qualité

Objectif du processus :
Assurer la maîtrise, la mise à jour, la diffusion et l’accessibilité de la documentation qualité du Groupe.

QUAL-PIL-02 – Gestion documentaire (création, mise à jour, diffusion)

Métadonnées de la procédure

Processus Pilotage et amélioration continue du système qualité
Type de processus Management
Service / Catégorie Qualité / Direction / Tous services
Périmètre d’application Groupe École de Commerce de Lyon (ECL, École Vendôme, EFCM)
Responsabilités documentaires Auteur : Service Qualité
Vérificateur : Direction
Approbateur : Direction
Responsable d’application : Service Qualité
Version 1.0
Date d’application 01/09/2025
Statut En vigueur

Objet

Définir les modalités de création, de codification, de mise à jour, de validation, de diffusion et d’archivage des documents du SMQ (processus, procédures, formulaires, enregistrements).

Objectifs

  • Garantir l’utilisation de documents à jour et validés
  • Assurer la traçabilité des versions (historique, date d’application)
  • Rendre la documentation accessible aux utilisateurs concernés
  • Éviter les doublons, documents obsolètes et incohérences

Champ d’application

La procédure s’applique à l’ensemble des documents du SMQ du Groupe (ECL, École Vendôme, EFCM), quel que soit le support (site SMQ, drive, outil documentaire).

Définitions

  • Document : procédure, processus, formulaire, trame, mode opératoire, etc.
  • Enregistrement : preuve générée par l’application d’un processus (liste, export, CR, formulaire rempli)
  • Version : indice de mise à jour permettant d’assurer la traçabilité (ex : 1.0, 1.1, 2.0)
  • Obsolète : document non applicable, remplacé ou retiré du périmètre

Rôles et responsabilités

  • Service Qualité : gestion documentaire, cohérence, publication, archivage
  • Auteur : rédaction et mise à jour du contenu (service porteur)
  • Vérificateur : relecture et contrôle (qualité, direction ou responsable de processus)
  • Approbateur : validation finale et mise en vigueur
  • Utilisateurs : application des documents en vigueur

Description des étapes

  1. Création ou demande de création/mise à jour d’un document
  2. Codification et attribution des métadonnées (titre, code, version, date, statut)
  3. Rédaction par l’auteur selon le modèle SMQ
  4. Vérification (cohérence, conformité, lisibilité, preuves associées)
  5. Approbation (mise en vigueur, date d’application)
  6. Publication/diffusion sur le support officiel (site SMQ/drive) et notification si nécessaire
  7. Archivage des versions précédentes et retrait des documents obsolètes

Enregistrements et preuves attendues

  • Registre des documents (liste à jour des procédures/processus)
  • Historique des versions (journal, section “historique”)
  • Documents validés (statut “en vigueur”)
  • Preuves de diffusion (publication site SMQ / notification)
  • Archive des versions obsolètes

Indicateurs de suivi

  • Taux de documents à jour (date de révision respectée)
  • Nombre de documents obsolètes retirés
  • Délai moyen de mise à jour (demande → publication)

Risques et points sensibles

  • Utilisation de documents obsolètes
  • Absence de traçabilité des versions / validations
  • Multiplication de documents redondants ou contradictoires
  • Accès non maîtrisé à certains documents (diffusion inadaptée)

Modalités d’amélioration continue

Les retours des utilisateurs, les écarts relevés en audit et les changements réglementaires alimentent la mise à jour des modèles, règles de codification et circuits de validation.

Historique des versions

  • Version 1.0 : Création de la procédure

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