RH-ABS-03 – Gestion des absences exceptionnelles

Objet

Définir les modalités de demande, d’instruction et de validation des absences exceptionnelles prévues par la réglementation ou les usages internes.

Objectifs

• Permettre aux collaborateurs de bénéficier de droits spécifiques
• Garantir une application homogène des règles
• Assurer la continuité de service
• Tracer les décisions et justificatifs associés

Champ d’application

La procédure s’applique aux absences exceptionnelles telles que prévues par le Code du travail, les accords applicables ou les décisions internes.

Définitions

• Absence exceptionnelle : absence autorisée liée à un événement spécifique (familial, légal, civique)
• Justificatif : document attestant la réalité de l’événement (acte, convocation, attestation)

Rôles et responsabilités

• Collaborateur : information préalable et transmission des justificatifs
• Manager : validation de l’absence et organisation du service
• Service Ressources humaines : contrôle de conformité et suivi administratif

Description des étapes

1. Information du manager dès connaissance de l’événement
2. Formulation de la demande d’absence exceptionnelle
3. Transmission des justificatifs requis
4. Analyse de la demande au regard du cadre applicable
5. Validation ou refus motivé
6. Mise à jour des outils de suivi (planning, paie)

Enregistrements et preuves attendues

• Demande d’absence exceptionnelle
• Justificatifs transmis
• Décision de validation ou de refus
• Mise à jour des suivis RH

Indicateurs de suivi

• Nombre d’absences exceptionnelles par type
• Taux de justificatifs conformes

Risques et points sensibles

• Traitement inéquitable des situations similaires
• Absence de justificatif ou justificatif non conforme
• Impact organisationnel non anticipé

Modalités d’amélioration continue

Les demandes récurrentes et situations atypiques sont analysées afin d’ajuster les règles internes et les supports d’information.

Historique des versions

• Version 1.0 : Création de la procédure