RH-REC-05 – Préparation administrative de l’arrivée du collaborateur

par

Processus de rattachement

Type de processus : Support

Nom du processus : Recrutement d’un nouveau collaborateur

Objectif du processus :
Préparer l’ensemble des éléments administratifs, contractuels et organisationnels nécessaires à l’arrivée du nouveau collaborateur.

RH-REC-05 – Préparation administrative de l’arrivée du collaborateur

Métadonnées de la procédure

Processus Recrutement d’un nouveau collaborateur
Type de processus Support
Service / Catégorie Ressources humaines / Administration / Systèmes d’information
Périmètre d’application Groupe École de Commerce de Lyon (ECL, École Vendôme, EFCM)
Responsabilités documentaires Auteur : Service Ressources humaines
Vérificateur : Responsable Qualité
Approbateur : Direction
Responsable d’application : Service Ressources humaines
Version 1.0
Date d’application 01/09/2025
Statut En vigueur

Objet

Définir les modalités de préparation administrative et organisationnelle précédant l’arrivée du nouveau collaborateur, afin de sécuriser son embauche et sa prise de poste.

Objectifs

  • Collecter et vérifier les informations et documents nécessaires à l’embauche
  • Préparer les éléments contractuels et administratifs
  • Anticiper la mise à disposition des moyens de travail
  • Garantir une traçabilité des actions préparatoires

Champ d’application

La présente procédure s’applique à toute embauche de collaborateur (CDI, CDD, alternance, stage) dès confirmation de l’acceptation de la proposition d’embauche.

Rôles et responsabilités

  • Service Ressources humaines : collecte des pièces, préparation du dossier d’embauche, coordination
  • Administration / Paie : préparation des éléments de paie et déclaratifs (si applicable)
  • Systèmes d’information : création des accès (email, outils, comptes) et mise à disposition du matériel (si applicable)
  • Manager : préparation du poste, des missions et du plan d’intégration

Description des étapes

  1. Transmission au candidat de la liste des documents à fournir
  2. Réception et vérification des pièces administratives (identité, coordonnées, justificatifs requis)
  3. Préparation du contrat et des documents d’embauche (selon le type de contrat)
  4. Préparation des éléments liés à la paie et au temps de travail (si applicable)
  5. Préparation des moyens de travail (matériel, accès, outils, badge, etc.)
  6. Planification de l’accueil (date, heure, interlocuteurs, parcours d’intégration)

Enregistrements et preuves attendues

  • Liste des documents transmis au candidat
  • Dossier d’embauche (pièces collectées)
  • Contrat préparé et prêt à signature / signé selon organisation
  • Trace de création des accès et mise à disposition des moyens (si applicable)
  • Planification de l’accueil (email, invitation, agenda)

Indicateurs de suivi

  • Taux de dossiers complets avant arrivée
  • Nombre d’incidents d’onboarding liés à l’absence de moyens (accès, matériel)

Risques et points sensibles

  • Dossier incomplet ou pièces manquantes retardant l’embauche
  • Contrat non prêt à temps ou erreurs contractuelles
  • Accès/outils non disponibles à l’arrivée du collaborateur

Modalités d’amélioration continue

Les dysfonctionnements constatés lors des arrivées (pièces manquantes, accès tardifs, erreurs) sont analysés afin d’améliorer la check-list d’embauche et la coordination inter-services.

Historique des versions

  • Version 1.0 : Création de la procédure

Laisser un commentaire