Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Organisation d’une conférence
Objectif du processus :
Garantir une organisation structurée, conforme et qualitative des conférences du Groupe École de Commerce de Lyon.
PROC-ORG-CONF-05 – Déroulement de la conférence et supervision le jour J
Objet
Définir les modalités d’accueil, de supervision et de gestion opérationnelle le jour de la conférence afin d’assurer un déroulement maîtrisé.
Objectifs
- Assurer l’accueil des participants et des conférenciers dans de bonnes conditions
- Garantir le bon déroulement technique et logistique
- Gérer les imprévus et incidents de manière organisée et traçable
Champ d’application
La présente procédure s’applique à toute conférence organisée ou co-organisée par une entité du Groupe École de Commerce de Lyon.
Rôles et responsabilités
- Service Communication : pilotage opérationnel (accueil, émargement, coordination générale)
- Fonctions support / SI : support technique (son, vidéo, connexion, matériel)
- Direction : supervision et arbitrage si besoin
- Conférencier : respect du cadre et du timing, transmission des supports si applicable
Description des étapes
- Brief interne (répartition des rôles, rappel du déroulé, points de vigilance)
- Installation et vérification finale des moyens techniques et logistiques
- Accueil des conférenciers (arrivée, consignes, logistique, test micro/vidéo)
- Accueil des participants (orientation, contrôle des inscriptions, émargement si applicable)
- Lancement de la conférence (introduction, rappel des règles, timing)
- Supervision continue (temps, questions, transitions, incidents)
- Clôture (remerciements, informations de sortie, communication post-événement)
Enregistrements et preuves attendues
- Feuille d’émargement ou liste de présence (si applicable)
- Check-list “jour J” complétée
- Compte rendu d’incident (si incident)
- Photos ou éléments de communication (si utilisés)
Indicateurs de suivi
- Taux de présence (présents / inscrits)
- Nombre d’incidents logistiques/techniques constatés
Risques et points sensibles
- Incident technique (micro, vidéo, connexion) impactant le déroulement
- Affluence non maîtrisée ou défaut d’accueil
- Dérive de timing ou contenu non conforme au cadrage
- Absence de traçabilité (présence, incidents, actions correctives)
Modalités d’amélioration continue
Les incidents, écarts de déroulement et retours (participants/conférenciers/équipes) sont analysés afin d’ajuster la check-list “jour J” et l’organisation des conférences futures.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure