PROC-ORG-CONF-02 – Organisation logistique et technique

Objet

Définir les modalités d’organisation, de coordination et de vérification des moyens logistiques et techniques nécessaires à la tenue d’une conférence.

Objectifs

• Garantir la disponibilité et la conformité des moyens matériels et techniques
• Anticiper les contraintes logistiques et organisationnelles
• Limiter les risques techniques le jour de la conférence

Champ d’application

La présente procédure s’applique à toute conférence validée dans le cadre du processus « Organisation d’une conférence ».

Rôles et responsabilités

• Coordinateur de la conférence : organisation et suivi logistique
• Fonctions support / SI : mise à disposition et vérification des moyens techniques
• Communication : coordination avec les besoins liés à l’accueil et à la signalétique

Description des étapes

1. Identification des besoins logistiques et techniques
2. Réservation des espaces et équipements nécessaires
3. Coordination avec les prestataires éventuels
4. Préparation matérielle et technique en amont
5. Réalisation de tests techniques préalables
6. Validation finale de la configuration logistique

Enregistrements et preuves attendues

• Check-list logistique et technique complétée
• Devis, bons de commande ou confirmations de réservation
• Compte rendu de tests techniques

Indicateurs de suivi

• Taux d’incidents techniques lors des conférences
• Respect des délais de préparation logistique

Risques et points sensibles

• Défaillance technique le jour de la conférence
• Indisponibilité ou non-conformité des équipements
• Mauvaise coordination avec les prestataires

Modalités d’amélioration continue

Les retours d’expérience et incidents recensés permettent d’ajuster les moyens techniques, les check-lists et les modalités d’organisation logistique.

Historique des versions

• Version 1.0 : Création de la procédure