Processus de rattachement
Type de processus : Métier
Nom du processus : Organisation d’une conférence
Objectif du processus :
Garantir une organisation structurée, conforme et qualitative des conférences du Groupe École de Commerce de Lyon.
PROC-ORG-CONF-01 – Cadrage et validation d’une conférence
Objet
Définir les modalités de cadrage, d’analyse et de validation préalable d’une conférence avant son organisation.
Objectifs
- Garantir la cohérence stratégique, pédagogique ou institutionnelle
- Valider la faisabilité organisationnelle, humaine et logistique
- Assurer une décision formalisée, tracée et opposable
Champ d’application
La présente procédure s’applique à toute conférence organisée ou co-organisée par une entité du Groupe École de Commerce de Lyon, quel que soit le public concerné.
Définitions
Conférence : événement ponctuel de diffusion de contenu pédagogique, professionnel ou institutionnel, animé par un ou plusieurs intervenants.
Rôles et responsabilités
- Porteur de la conférence : proposition et cadrage initial
- Direction : validation, ajustement ou refus
- Service Qualité : vérification de la conformité au SMQ (si applicable)
Description des étapes
- Identification du besoin et des objectifs
- Définition du public cible et du format envisagé
- Estimation des moyens nécessaires
- Rédaction de la fiche de cadrage
- Transmission à la Direction
- Décision formalisée
Enregistrements et preuves attendues
- Fiche de cadrage complétée
- Validation écrite de la Direction (email ou compte rendu)
Indicateurs de suivi
- Taux de conférences validées
- Délai moyen de validation
Risques et points sensibles
- Non-alignement avec la stratégie ou les objectifs pédagogiques
- Sous-évaluation des moyens nécessaires
- Absence de validation formalisée
Modalités d’amélioration continue
Les retours d’expérience et bilans périodiques permettent d’ajuster les critères de cadrage et de validation des conférences.
Historique des versions
- Version 1.0 : Création de la procédure